#59 Zweiten Standort für deine Therapiepraxis eröffnen: Diese Strukturen entlasten dich und dein Team (Erfolgsstory 2/6)

00:00:14: Hi und herzlich willkommen in deiner Therapie-Pause.

00:00:17: Dem Podcast rund um die Themen gesunde Praxisführung, Rollenklarheit und Resilienz für dich als Inhaberinnen einer Therapiepraxis!

00:00:25: Mein Name ist Ina – ich bin Logopädin, systemischer Coach, systemische Organisationsentwicklerin und ehemalige Praxissenhaberin.

00:00:33: Im Therapiepause-Podcast bekommst du von mir praktische Impulse, die dich als Führungsperson stärken.

00:00:40: Für mehr Klarheit in Deiner Rolle Mehr Leichtigkeit in deinem Arbeitsalltag und eine Praxis, in der du und dein Team langfristig gesund und gerne arbeiten.

00:00:49: Ohne dabei auszubrennen!

00:00:51: Und jetzt geht's auch schon los?

00:00:53: Ganz viel Spaß in deiner heutigen Therapiepause.

00:01:08: Falls du die Folge von vor zwei Wochen noch nicht gehört hast, ich geb dir mal einen kurzen Einblick, was hier passiert aktuell.

00:01:15: Ich nehme dich in dieser aktuellen Sechser-Serie gerade mithinter die Kulissen meiner Arbeit mit meinen Kundinnen im Mainz I Coaching und teile mit dir die schönsten Erfolge aus diesem Jahr natürlich anonymisiert.

00:01:29: Und warum das Ganze?

00:01:31: Ich hoffe einfach dass sie dir auf der einen Seite Mut geben!

00:01:34: Und auch ein bisschen Inspiration und Ideen für deine eigene Praxis.

00:02:04: Wie kann denn ein wachsendes Team an zwei Standorten trotzdem wirklich ein Team bleiben?

00:02:10: Und wie kann sie als Chefin, als Inhaberin mit diesen zwei Standorden umgehen ohne dass sich jemand vernachlässigt und sich aber auch irgendwie selber darin verliert.

00:02:21: Das ist nämlich der Punkt, an dem viele Praxen straucheln.

00:02:24: Man findet die Räume man stellt neue Kolleginnen ein und plötzlich hat man zwei kleine Inseln, die kaum noch etwas voneinander wissen.

00:02:32: Der Austausch geht verloren, die gemeinsame Kultur verwässert und als Inhaberin hast du das Gefühl zwischen den Stühlen zu sitzen und keinem Standort so wirklich gerecht zu werden.

00:02:41: Ja dann kommt gerne mal das schlechte Gewissen vorbei.

00:02:44: und dieser Impuls ich muss einfach mehr machen!

00:02:48: Ich muss an beiden Orten selbst therapieren damit mein Team mich überall auch als Therapeutin wahrnehmt... überall ständig nach dem rechten Schauen ein offenes Ohr haben, die Mittagspause miteinander verbringen und so weiter.

00:03:01: Und sofort mehr Präsenz zeigen immer erreichbar sein!

00:03:04: Und oh Wunder turns out.

00:03:06: auch du kannst dich nicht zweiteilen und das Ganze kann schnell zu einer riesigen Belastung werden.

00:03:12: Kerstin und ich haben uns deshalb ganz bewusst mit der Frage beschäftigt welche gesunden Strukturen dieses Wachstum braucht?

00:03:19: Ich nehme Dich jetzt mal durch die einzelnen Bausteine, die wir gemeinsam erarbeitet haben.

00:03:24: Der erste Baustein war ein Buddiesystem.

00:03:28: Hast du vielleicht hier im Podcast auch an der einen oder anderen Stelle schon mal gehört?

00:03:32: Ich bin großer Fan davon, Buddy-Systeme einzuführen und gerade mit diesen zwei Standorten hat das in diesem Fall auch für Kerstin sehr viel Sinn ergeben!

00:03:41: Das heißt, jede neue Kollegin am neuen Standort bekommt eine feste Ansprechperson einen Buddy vom ersten Standort.

00:03:49: Jemanden der die Praxiskultur die ganzen Abläufe schon kennt und auch als Multiplikator weitergeben kann.

00:03:56: So entsteht Nähe auch über die Distanz.

00:04:00: Und diese Buddy-Pärchen bestehen immer für ein halbes Jahr.

00:04:03: danach gibt es ein Losverfahren dann werden wieder neue Buddy-Perchen gebildet.

00:04:09: Einmal im Monat treffen die Buddies sich.

00:04:11: Das kann über ein Zoom-Call sein, das kann aber auch in echt sein und besprechen was sie aktuell so umtreibt und wo sie sich gegenseitig unterstützen können.

00:04:20: Der zweite Baustein war der Team-Austausche selbst.

00:04:23: Da hat Kerstin eine Entwicklung durchgemacht, die ich richtig schön finde.

00:04:27: Am Anfang waren sie und ihr Team ziemlich skeptisch, was digitale Teamsitzungen angeht.

00:04:33: Der Gedanke war, wie soll man sich über so einen Bildschirm austauschen?

00:04:36: Wenn man sich sonst doch lieber im Flur begegnet.

00:04:39: Aber gerade weil zwei Standorte nun mal nicht mehr im selben Flur liegen haben es ausprobiert ... Und siehe da aus der anfänglichen Skepsis ist inzwischen ein ganz selbstverständlicher Teil des Praxisalltags geworden.

00:04:53: Digitale Teamsitzungen finden also regelmäßig statt, einmal pro Woche und ermöglichen eben genau diesen kurzen unkomplizierten Austausch den es zwischen zwei Standorten braucht.

00:05:03: Damit es aber nicht der einzige Austausch bleibt, haben Kerstin und ich uns noch etwas überlegt.

00:05:07: Und zwar einmal im Monat findet zusätzlich eine Live-Team Sitzung statt also live vor Ort abwechselnd an einem der beiden Standorte.

00:05:15: So sehen sich dann auch alle Teammitglieder wirklich mal in echt Besuchen sich gegenseitig an den Standorten mindestens einmal im monat und genau dieser persönliche Kontakt hält dann auch so die Verbindung noch ein bisschen besser aufrecht Die sonst bei zwei standorten eben leicht auseinander driften kann.

00:05:32: Natürlich geht das jetzt nicht, wenn die Praxen fünfhundert Kilometer auseinanderlegen.

00:05:36: In diesem Fall war es gut machbar.

00:05:38: Wenn das bei dir anders ist dann gibt's sicherlich auch andere Möglichkeiten.

00:05:42: zum Beispiel kenne ich eine Inhaberin, die einmal im Quartal oder ich muss gerade überlegen jedes halbe Jahr, ich weiß es nicht mehr genau physisch treffen dann tatsächlich organisiert und sowas geht natürlich auch.

00:05:56: Und da gibts noch was dass mir an Kerstens Geschichte auch besonders gut gefällt.

00:06:00: Und was ich nochmal herausstellen möchte, einmal im Quartal gibt es bei ihr und ihrem Team jetzt einen sogenannten Focus Workshop.

00:06:07: Da kommt dann das ganze Team zusammen also von beiden Standorten und arbeitet gemeinsam an einem wichtigen Thema rund um die Praxisentwicklung.

00:06:16: Das kann mal ein fachlicher Input sein von der Kollegin, die zum Beispiel gerade auf einer Fortbildung war und ihr Wissenteil.

00:06:23: Da geht es dann zum Beispiel darum wie dieses Wissen in der Praxis zukünftig genutzt werden will.

00:06:28: Es kann aber genauso gut auch um strategische Fragen gehen.

00:06:31: also zb gab es mal die Frage Wie denn mit dem Thema Gruppentherapien umgegangen werden kann?

00:06:39: Und wie das Konzept sozusagen der Praxis ist diesem Thema zu begegnen.

00:06:43: Und da wurden dann eben in diesem Focus Workshop Ideen gesammelt, das Ganze wurde in eine Form gebracht.

00:06:49: Auch da wieder Strukturen erarbeitet und alle im Team haben sich an diesen Prozess beteiligt.

00:06:56: Du siehst, dass es tatsächlich auch so gelebte Beteiligung ist.

00:06:59: Viele Inhaber wünschen sicher auch, dass ihr Team mehr mit ins Boot kommt bei solchen Weiterentwicklungsthemen.

00:07:06: Das haben wir eben dann auch entwickelt Und wir haben dafür zusammen eine Art Leitfaden erarbeitet, wie diese Focus-Workshops standardmäßig so ablaufen.

00:07:17: Dieser Leit faden ist, das kannst du jetzt schon denken, transparent im digitalen Praxishandbuch hinterlegt, sodass jeder das auch einsehen kann und es ganz klar ist.

00:07:27: Denn eins hat sich bei Kerstin Zeit deutlich gezeigt, je größer ein Team wird – gerade wenn dann noch zwei Standorte mit ins Spiel kommen -, desto wichtiger werden klare Strukturen.

00:07:38: Die Sorgen für Entlastung auf allen Ebenen, für die Inhaberin genauso wie fürs Team.

00:07:43: Deshalb nenne ich sie eben auch so gerne gesunde Strukturen.

00:07:46: Zu den fachlichen Leitungen an beiden Standorten haben Kerstin natürlich uns auch noch Gedanken gemacht und sich führt seitdem wöchentlich ein kurzes Check-In Meeting mit jeder fachliche Leitung.

00:07:57: also das findet tatsächlich auch dann an jedem Standort statt.

00:08:01: niederschwellig konkret kurz ungefähr fünfzehn Minuten können auch mal zwanzig sein, können doch mal nur zehn sein.

00:08:08: Aber das so als grobem Rahmen also wirklich ein kurzer Wochencheck in und genau der richtige Rahmen einfach um so wichtige Themen zeitnah zu besprechen, zu gucken was diese Woche ansteht, was die Prioritäten sind und eben auch um Aufgaben sauber zu delegieren statt dass sich Dinge Tage oder wochenlang staunen oder eben munter irgendwelche WhatsApp-Nachrichten hin und her geschrieben werden.

00:08:32: ja Das gilt es zu vermeiden.

00:08:35: Deshalb lieber Formate, Strukturen schaffen die ganz klar sind.

00:08:40: dann werden Themen gesammelt, sie werden dort besprochen und so weiter.

00:08:44: Und wenn wir schon mal bei dem Thema sind natürlich können nicht alle Dinge auch in unserem Gespräch besprochen werden.

00:08:51: Es kann sein dass wenn das Gespräch am Montag war und es gibt Donnerstag ein wichtiges Thema Dann brauchen noch andere Strukture.

00:08:58: Und noch ein Punkt, der im Alltag einen riesigen Unterschied macht mit Hilfe einer App.

00:09:02: In diesem Fall war das Slack also S-L-A-CK hat das Team begonnen Anliegen und Informationsaustausch vorwiegend digitalen Standortübergreifen zu klären.

00:09:14: Das ist passt ganz gut zu dem Thema was ich gerade gesagt habe mit diesen WhatsApp Nachrichten und sowas.

00:09:18: Das verhindert einfach diese vielen kleinen Tür- und Angelmomente.

00:09:23: Nach dem Motto, hast du mal eben die Minute?

00:09:25: Und ich meine wir wissen alle das es nie bei einer Minute bleibt!

00:09:30: Genauso eben auch diese WhatsApp-Nachrichten am Nachmittag wenn vielleicht die Kollegin eigentlich schon im Feierabend ist aber jetzt gerade nochmal so dringend.

00:09:37: Die Kommunikationskanäle kann man tatsächlich sagen sind dadurch trotz des Wachstums deutlich schlanker geworden und da sollte immer das Ziel sein Auch wenn Du noch eine kleine Praxis hast Auch wenn du schon eine große Praxis hast, überprüfe immer gut dass die Kommunikationskanäle schlank sind.

00:09:56: Also ich meine damit wirklich durchdacht und klar zugeordnet und keinen Haufen an tausend Möglichkeiten wie man miteinander kommuniziert.

00:10:07: Welche Informationen man jetzt wo teilt?

00:10:09: Da blickt kein Mensch mehr durch!

00:10:11: Im Kerstinsfall hat das sehr stark für Entlastung und Klarheit gesorgt, und wieder eine gesunde Struktur geschaffen.

00:10:17: Mich hat an Kerstin's Weg besonders beeindruckt, dass sie nicht gewartet hat bis erst Probleme entstanden sind mit diesen zwei Standorten.

00:10:26: Sondern sie hat sich diese Frage nach der Teamkultur und dem Miteinander und der Weiterentwicklung gestellt bevor der zweite Standort überhaupt eröffnet hatte Und dann Stück für Stück eben die passenden Strukturen dazu gebaut.

00:10:40: Und das finde ich sehr bemerkenswert und auch toll, weil es eben zeigt dass es auch manchmal so viel schöner auf der einen Seite ist.

00:10:48: Und auch viel sinnvoller im Vorhinein sich schon den ein oder anderen Gedanken zu machen und Dinge zu entscheiden als erst zu lange zu warten und dann noch dem Motto her das mache ich dann wenn's dann irgendwie läuft.

00:10:59: Aber ich mein dann sind Dinge halt schon eingeschliffen Dann ist es unheimlich schwierig die dann teilweise noch wieder anders hinzubiegen.

00:11:08: Also wenn du selbst gerade über einen zweiten Standort nachdenkst oder vielleicht schon gerade mittendrin steckst, dann nimm dir diese Frage von Kerstin gerne mit.

00:11:15: Welche drei Dinge müssen unbedingt funktionieren damit sich unser Team trotz der Distanz weiter als ein Team fühlt?

00:11:23: Und die Antworten sind bei jeder Praxis natürlich anders aber die Frage lohnt sich immer!

00:11:28: Wenn du merkst, dass das bei dir gerade ansteht also Wachstum.

00:11:32: Zweiter Standort ein größeres Team was auch immer du gerade planst und du dir wünschst dabei nicht alleine ins kalte Wasser zu springen sondern strukturiert mit einer erfahrenen Person an deiner Seite vorzugehen dann lass uns gerne sprechen ob mein ein zu eins Coaching für dich das Richtige ist.

00:11:48: ich bring dir dabei All mein Wissen aus zehn Jahren als Praxissenhaberin und aus sieben Jahren als Coach- und Organisationsentwicklerin für Therapiepraxen mit.

00:11:57: Und ja, ich bin deine Sparingspartnerin an deiner Seite!

00:12:00: Wir arbeiten gemeinsam Schritt für Schritt was du und dein Team für ein gesundes Wachstum wirklich brauchen.

00:12:06: Alle Infos zu meinem Angebot findest Du über den Link in der Show Notes oder auf therapypause.de.

00:12:15: In zwei Wochen Geht es hier weiter mit Lisa und ich erzähle dir, wie sie aus Mitarbeitergesprächen vor denen sie selbst am liebsten weggelaufen wäre etwas gemacht hat auf das sich mittlerweile ihr ganzes Team sehr, sehr freut.

00:12:30: Also sei gespannt!

00:12:31: Und bis dahin mach's gut und bis bald in deiner Therapiepause.