#57 Delegieren als Praxisinhaber*in: Warum "richtig loslassen" so schwer ist (Community-Special 6/6)

00:00:14: Hi und herzlich willkommen in deiner Therapie-Pause.

00:00:17: Dem Podcast rund um die Themen gesunde Praxisführung, Rollenklarheit und Resilienz für dich als Inhaberinnen einer Therapiepraxis!

00:00:25: Mein Name ist Ina – ich bin Logopädin, systemischer Coach, systemische Organisationsentwicklerin und ehemalige Praxissenhaberin.

00:00:33: Im Therapiepause-Podcast bekommst du von mir praktische Impulse, die dich als Führungsperson stärken.

00:00:40: Für mehr Klarheit in Deiner Rolle Mehr Leichtigkeit in deinem Arbeitsalltag und eine Praxis, in der du und dein Team langfristig gesund und gerne arbeiten.

00:00:49: Ohne dabei auszubrennen!

00:00:51: Und jetzt geht's auch schon los?

00:00:53: Ganz viel Spaß in deiner heutigen Therapiepause.

00:01:08: Wir sind heute bei Teil sechs Form Community Special angekommen.

00:01:13: Ich habe euch vor ein paar Wochen gefragt, was euch als Inhaberin aus der Logopidi-Ergotherapie und Physiotherapie am meisten beschäftigt Und aus diesen Umfragen habe ich sechs Themenbereiche herausgearbeitet, was wirklich eure größten Struggles sind und hab da jetzt in diesem Community Special sechs Folgen rausgemacht.

00:01:33: Wir sind heute schon bei Teil sechs angekommen.

00:01:36: Krass!

00:01:37: Heute geht es um ein Thema, das eigentlich mit fast allem zusammenhängt, worüber wir auch in den letzten Folgen gesprochen haben – und zwar das Thema Delegation und Loslassen.

00:01:47: Und ich hab euch gefragt, was hindert dich denn aktuell noch daran in deinem Alltag für Entlastung zu sorgen?

00:01:53: Und die Antworten dazu waren richtig aufstoßreich.

00:01:57: Eine Inhaberin schrieb zum Beispiel, dass ich zu viel gleichzeitig angeschoben habe und mir nicht klar ist, was sich delegieren kann!

00:02:04: Und eine andere hat dann auch ergänzt – Ich kann mir nicht vorstellen, dass eine Person meine organisatorischen Aufgaben übernehmen kann.

00:02:11: Dazu braucht es schließlich Wissen als Logopädin und ein Gespür für betriebliche Abläufe.

00:02:17: Also wir sehen da auch schon so diesen Struggle.

00:02:19: Ich hab schon Dinge vielleicht angeschoben, aber ich weiß jetzt gar nicht was davon kann ich denn jetzt delegieren?

00:02:26: Ich kann's ja am Ende alles gar nicht selber machen.

00:02:28: und dann eben diese Befürchtung oder diese Idee ... Moment!

00:02:33: Manche Sachen kann ich einfach gar nicht oder viele Sachen kann mich gar nicht abgeben an meinen Team, denn die haben gewisse Sichtweisen, Kompetenzen gar nicht.

00:02:43: Und auf die Frage, was ihr jetzt schon für eure Entlastung tun könntest – es aber nicht tut – kam eine Antwort, die ich besonders ehrlich fand.

00:02:51: Weniger Lösungen zur Verfügung stellen halte ich aber nicht aus weil die Lösungen, die selbst gefunden werden, nicht optimal getroffen werden und das finde ich echt cool dass die Person das so offen und ehrlich dahingeschrieben hat denn das ist etwas, was ich so häufig höre.

00:03:08: Innerlich gebe hier Aufgaben ab Versuche auch in der Kommunikation zu sagen, was hast du denn für eine Idee dazu?

00:03:16: Was wäre denn deine Lösung anstatt direkt selber vorzubreschen und eine eigene Lösung fortzuschlagen.

00:03:23: Und dann ist da dieser Punkt drin.

00:03:24: ich halte es aber nicht aus weil die Lösungen die selbst gefunden werden nicht optimal getroffen werden.

00:03:29: Das ist tatsächlich also the struggle is real.

00:03:33: Da geht's häufig um Akzeptanz.

00:03:35: ja dieses Thema Ich akzeptiere dass auch andere Lösungen okay sind.

00:03:39: das ist teilweise Ja, also da steckt ganz viel drin.

00:03:43: Könnte ich jetzt noch lange darüber reden?

00:03:45: Ich hab dann auch gefragt was ihr diesbezüglich schon alles versucht habt und eine Antwort hat mich besonders beschäftigt.

00:03:52: Aufgaben abgeben kann ich nur.

00:03:54: meine Mitarbeiter übernehmen teilweise nicht die komplette Verantwortung.

00:03:58: Da plane ich schnell zwischendurch durch die Woche meiner Mitarbeiterin das geht dauerhaft an die Substanz.

00:04:04: Und eine andere schrieb noch, ich habe versucht meine Mitarbeiter mehr einzubinden wird allerdings immer wieder vergessen.

00:04:10: So dass sich das am Ende doch selber mache und ich glaube das können auch viele von euch nachvollziehen oder kennen das auch tatsächlich.

00:04:18: Ich hab doch schon Aufgaben abgegeben ja und am ende passiert nichts.

00:04:22: Oder es passiert vielleicht nur kurz was.

00:04:26: Da werden mal kurzfristig Aufgaben übernommen aber dann verwässert sich alles wieder so Dann verliert sich das im Sande.

00:04:33: Das ist auf Dauer extrem kraftraubend.

00:04:36: Auf die Frage, wonach ihr euch seht?

00:04:38: Wenn ihr an Entlastung denkt, da kam eine Antwort, die viele von euch unterschreiben würden ... Ja also diese Idee, wir hatten das ja auch schon in anderen Folgen, dieses Thema der Entlastungen über möglicherweise eine weitere Person, die ich einstelle in dem Falle jetzt eine Bürokraft, die mitdenkt vorausdenkt und eben auch die Aufgaben erledigt ohne dass ich am Ende kontrollieren muss.

00:05:11: Das heißt viele von euch haben tatsächlich so dieses Problem oder sind in so ein Verhalten hineingerutscht das Aufgaben möglicherweise von anderen erledigt werden, aber dieses Muss davon ich kontrolliere doch immer noch weil es am Ende nicht oder häufig fehleranfällig ist.

00:05:28: Oder dann doch immer wieder Dinge auftreten die so nicht okay sind.

00:05:32: Das scheint bei vielen aufzutreten und ist natürlich auch super nervig auf Dauer.

00:05:36: Und wenn ich mir diese Antworten mal anschaue dann fällt mir etwas auf das eigentlich alle bisherigen Themen dieser Serie ein Stück weit zusammen bringt.

00:05:44: Delegation also Aufgaben abgeben das scheitert selten daran dass es niemanden gibt, der eine Aufgabe übernehmen könnte.

00:05:52: Sie scheitert oft eher an so einem inneren Maßstab den nur du selbst erfüllen kannst weil du ihn dir selbst gesetzt hast.

00:05:59: also dieses nicht optimal getroffen ist eigentlich ein ganz gutes Beispiel dafür.

00:06:04: ja optimal nach wessen Maßstabe eigentlich?

00:06:07: wenn die Mitarbeiterin eine Aufgabe anders löst Als du selbst das vielleicht machen würdest, heißt es ja noch lange nicht dass sie schlechter gelöst ist.

00:06:15: Es heißt oft einfach nur Sie hat sie anders gelöst.

00:06:19: Ja ich will gar nicht sagen dass das in allen Fällen jetzt zutrifft.

00:06:22: Ich möchte nun mal so diese Perspektive anbieten die vielleicht auch ein bisschen gemeines So hey is darf auch andere Wege geben.

00:06:30: Es geht da manchmal ja fast um wie so eine Art Kontrollverlust, also solange alles so läuft, wie ich es mache auf meine Art und Weise ist das auch ein Stück weit.

00:06:39: Kontrolle habe ich selbst in der Hand dann weiß ich genau wie der Hase läuft.

00:06:43: Sobald auch den Lösungsweg quasi offen lasse, ist das ein kleiner Kontrollverlust.

00:06:50: Und je nachdem wo wir so in unserer Entwicklung als Praxisinhaberin so stehen kann es einfach am Anfang echt schicki sein da zu vertrauen und auch akzeptieren dass es andere Lösungswege gibt.

00:07:04: Dann ist dann noch was anderes, das mir sehr häufig begegnet.

00:07:07: vieles von dem was du als Praxisenhaberin weißt das steckt nur in deinem Kopf.

00:07:11: Ja, das erlebe ich immer wieder.

00:07:12: Also ja, ich mach das halt so, ich mache das schon seit zehn Jahren so.

00:07:15: Problem dabei?

00:07:16: Viele dieser Prozesse sind gar nicht wirklich aufgeschrieben, sondern das sind so Routinen und wenn ich dann auch immer wieder einspringe, dann ... Ich kann das halt am besten weil ich mach' das schon so und solange!

00:07:28: Diese ganzen Abläufe und Strukturen sind in vielen Fällen noch nichts ausreichend dokumentiert oder festgehalten, sodass das Team auch wirklich gar nicht so richtig die Möglichkeit hat sich daran zu orientieren und selber quasi auf dieses Expertenlevel zu kommen.

00:07:45: Das heißt delegieren wird dann fast unmöglich – nicht weil dein Team nicht könnte sondern weil es gar nicht an deinen Wissen herankommt!

00:07:52: Und da ist dann manchmal so die Sache dass vermeintlich die Zeit fehlt.

00:07:56: Wann soll ich das denn jetzt noch machen?

00:07:58: Und das zeigt aber wieder um delegieren zu können und auch erfolgreich zu delegieren, braucht es auch erst mal ein gewisses Mal an Zeit Invest.

00:08:07: Also ich muss erstmal ein bisschen Zeit investieren – und ich kann nicht einfach sagen macht das mal!

00:08:12: Dann wirst du sehr wahrscheinlich unzufrieden damit sein wie das Ganze gelöst wird oder es wird gar nicht gelöst.

00:08:18: Und ich möchte dir jetzt gerne noch von einer Coaching erzählen mit der ich im One-to-One-Coaching zusammengearbeitet habe.

00:08:23: Ich nenne sie jetzt in dem Fall einfach mal Maike.

00:08:26: Auch hier ist natürlich nicht ihr echtern Hammer, Details sind verändert.

00:08:30: Maike hatte über die Jahre immer wieder versucht zu delegieren, also Aufgaben abzugeben mit, sagen wir mal so, wechselndem Erfolg.

00:08:38: Ihr Muster war fast immer dasselbe – sie hat eine Aufgabe abgegeben, die Mitarbeiterin hat es anders gemacht als Maikes eigentlich gemacht hätte und nach kurzer Zeit hat Maikes dann doch wieder selber gemacht.

00:08:51: Meistens mit dem Gedanken ist ja einfach viel schneller und sicherer wenn ich's selber mache!

00:08:56: Ach komm, dann mach ich's halt selber.

00:08:58: Geht ja eh viel schneller.

00:08:59: bevor ich es ihr jetzt noch hundertmal erkläre und das ist ja auch sicherer wenn ich's selber mache weiß ich zu hundert Prozent oder zwanzig Prozent dass es korrekt ist.

00:09:11: Wir müssen uns aber auch nichts vormachen.

00:09:12: diese ganze Situation hat Maike auch sehr belastet.

00:09:15: Es war ein unheimlicher Stressor in ihrem Praxisaultag weil natürlich super viele Aufgaben an ihr am Ende hängen geblieben sind.

00:09:22: Und im Coaching haben wir uns dann zuerst mal angeschaut, woran Maike eigentlich festmacht ob eine Lösung gut genug ist.

00:09:29: Dabei kam eher heraus dass ihr eigener Maßstab extrem hoch war vor allem sehr genau an ihre eigene Arbeitsweise angelehnt.

00:09:37: ja also eine andere ebenso funktionierende Lösung fühlte sich für sie trotzdem falsch an.

00:09:42: und wir sind dann ganz konkret geworden.

00:09:44: Wir haben einzelne Aufgaben ausgewählt die Maike testweise wirklich abgeben wollte Wo sie durchaus am Anfang noch so das Gefühl hatte, oh Gott, kleiner Kontrollverlust und dazu vorab aber eine kleine klare Vereinbarung getroffen.

00:10:00: Für einen festgelegten Zeitraum greift Maike nicht ein.

00:10:05: Es ist quasi so'n kleiner begleiteter Kontroll-Verlust.

00:10:08: Egal wie die Lösung aussieht, solange das Ergebnis stimmt, passt es erst mal!

00:10:14: Zusätzlich haben wir angefangen, die wichtigsten Abläufe rund um diese Aufgabe schriftlich festzuhalten.

00:10:19: Sie hat dafür auch ihre Bürokraft und ihr Team mit ins Boot geholt quasi so als ersten Baustein für ein kleines Praxisanbuch damit das Wissen nicht nur in Mike's Kopf existiert und quasi alle Expertise rund um Abläufen an ihr hängt.

00:10:33: Maike musste sich in diesem Testzeitraum ziemlich oft bewusst zurückhalten.

00:10:37: Dafür war das Coaching auch so hilfreich, dass wir uns immer wieder getroffen haben und sie mir zwischendurch schreiben konnte und mir davon berichten konnte, wie es gerade läuft.

00:10:46: Am Ende hat es funktioniert.

00:10:48: Es hat funktioniert, dass Sie Aufgaben abgeben konnten, dass sie ausgehalten hat, dass manche Dinge auf eine andere Art und Weise gelöst wurden.

00:10:57: Und sie hat auch gelernt ... nach zu justieren, wenn eine Aufgabe gar nicht oder tatsächlich muss man so sagen falsch erledigt wurde.

00:11:06: Ja wir haben uns dann angeschaut.

00:11:07: wie können denn solche Gespräche geführt werden mit der Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter die eben genau da ansetzen?

00:11:14: hey ich habe dir diese Aufgabe übertragen und so weiter ne?

00:11:17: Und meine Erwartung war folgende das Ergebnis ist jetzt so das Match nicht ganz zusammen Ich sage es gerade so sehr locker aber diese Dinge genau vorzubereiten, dann und dann spreche ich mit meiner Mitarbeiterin.

00:11:33: Das sind das möchte ich sagen.

00:11:34: Ich habe auch einen groben Fahrplan dafür.

00:11:37: Das war für sie unheimlich hilfreich, auch wirklich da dran zu bleiben, das Delegieren zu üben!

00:11:43: So und wenn du dich jetzt in Mike's Geschichte wiedererkennst, dann geht es dir ja... Ganz offensichtlich wie sehr vielen anderen Praxissenhaberinnen, das zeigen die Antworten aus der Umfrage auch ganz deutlich.

00:11:53: Also delegieren Aufgaben abgeben so wirklich loslassen ist echt ein Thema und im Ein-zu-Eins Coaching arbeite ich mit dir genau eben an diesem Punkt ja?

00:12:02: An deinem eigenen Maßstab aber auch an deinen Skills rund um Aufgaben abgeben Kommunikation rund um Delegation Und wir schauen uns auch an was wirklich nur du selbst tun kannst und was aber auch andere übernehmen können Auch wenn der Lösungsweg anders aussieht, als du ihn dir eigentlich vorgestellt hättest.

00:12:21: Wenn du merkst, dass du jetzt gerade an so einem ähnlichen Punkt stehst wie Maike dann schreib mir sehr gerne.

00:12:26: alle Infos zu meinem Ein-zu-Eins Coaching findest du in den Show Notes oder auf terapiepause.de.

00:12:35: Ja und damit ist mein Community Special für diesen Sommer zu Ende.

00:12:40: Sechs Folgen, sechs Themen aus euren Antworten.

00:12:44: nochmal ganz herzlichen Dank an alle die bei der Umfrage mitgemacht haben Und ich bin mir ganz sicher du hast in der einen oder anderen Folge dich sehr wahrscheinlich ziemlich genau wieder erkannt zumindest hoffe ich das.

00:12:59: Wenn dir diese Serie gefallen hat, dann freue ich mich sehr über deinen Support.

00:13:03: Am einfachsten geht das tatsächlich mit einer fünf Sterne Bewertung hier in deiner Podcast-App.

00:13:08: Es geht ganz einfach indem du auf bewerten klickst und dann ja Sternchen verteilt.

00:13:12: Das hilft einfach dabei dass noch mehr Praxisinhaberinnen die Therapiepause finden.

00:13:18: also wenn du mitmachst ganz herzlichen Dank!

00:13:20: Und damit sage ich für heute mach's gut und bis bald in Deiner Therapie Pause.