#54 Feste Zeiten, klare Struktur - und warum dein Plan im Praxisalltag am Ende doch wieder kippt (Community-Special 3/6)

00:00:14: Hi und herzlich willkommen in deiner Therapie-Pause.

00:00:17: Dem Podcast rund um die Themen gesunde Praxisführung, Rollenklarheit und Resilienz für dich als Inhaberinnen einer Therapiepraxis!

00:00:25: Mein Name ist Ina – ich bin Logopädin, systemischer Coach, systemische Organisationsentwicklerin und ehemalige Praxissenhaberin.

00:00:33: Im Therapiepause-Podcast bekommst du von mir praktische Impulse, die dich als Führungsperson stärken.

00:00:40: Für mehr Klarheit in Deiner Rolle Mehr Leichtigkeit in deinem Arbeitsalltag und eine Praxis, in der du und dein Team langfristig gesund und gerne arbeiten.

00:00:49: Ohne dabei auszubrennen!

00:00:51: Und jetzt geht's auch schon los?

00:00:53: Ganz viel Spaß in deiner heutigen Therapiepause.

00:01:03: Und damit hallo und herzlich willkommen in deinherer Therapie-Pause – schön dass Du heute mit dabei bist.

00:01:08: Wir sind bei Teil drei meines Community Specials angekommen.

00:01:12: Ich hab euch ja vor ein paar Wochen gefragt, was euch als Inhaberin aus der Logopidi-Ergotherapie und Physiotherapie aktuell so am meisten umtreibt.

00:01:20: Und in diesem Special, in diesen sechs Folgen nehm ich euch mal mithinter die Kulissen.

00:01:26: also was sind die Antworten der Inhaberinnen, die mitgemacht haben?

00:01:29: Was treibt euch um?

00:01:31: Und ich geb jedes Mal auch eine kleine Einordnung aus meiner fachlichen Sicht und euch einen kleinen Einblick wie ich zu diesen Themen mit meinen Coaches im Coaching arbeite.

00:01:39: Und heute geht's um ein Thema, das ich zwischen den Zeilen fast überall in euren Antworten gefunden habe.

00:01:45: Struktur, Zeitmanagement und Priorisierung – also die Frage wie du deinen Praxisalltag so organisierst dass er sich nicht ständig wie so'n Wettlauf gegen die Zeit anfühlt?

00:01:57: Ich hab euch gefragt was wünscht ihr denn eigentlich gerade für dein Alltag als Inhaberin am allermeisten?

00:02:03: Richtig viele Antworten drehten sich genau um dieses Thema.

00:02:07: Eine Inhaberin schrieb zum Beispiel Eine klare Struktur und einen roten Faden für das nächste Jahr, der auch meinem Team Transparenz und Klarheit bietet und mir ermöglicht es sinnvoll zu beteiligen.

00:02:19: Und eine andere Inhaberin schrieb Ich wünsche mir mehr Struktur ein besseres Zeitmanagement, feste Zeiten für bestimmte Themen.

00:02:27: Meist ist das nicht umsetzbar da ich dann doch noch Patienten in die Lücke lege.

00:02:32: Also ich glaube da haben wir jetzt gerade wieder ganz viele Punkte wo viele von euch jetzt wahrscheinlich gerade wieder innerlich nicken.

00:02:38: Also auch so dieses Thema, das Team mit ins Boot holen.

00:02:42: Klarheit, Transparenz, so einen roten Faden für das Jahr.

00:02:47: Feste Zeiten für bestimmte Themen und dann eben auch dieser Einwand meist nicht umsetzbar da ich doch noch Patienten in die Lücken lege.

00:02:55: Passt ja auch sehr gut zu diesem Thema.

00:02:56: vom letzten Mal Und bei der Frage, was euch aktuell noch daran hindert für Entlastung zu sorgen, kam von einer Inhaberin das Gefühl, ständig Schnellbrinde löschen zu müssen und überhaupt nicht die Zeit zu haben langfristig Strategien zu entwickeln.

00:03:11: Ja also dieser Wunsch nach Struktur und Zeit für Strategie und roten Faden.

00:03:17: Orientierung für sich selbst und auch fürs Team ist wirklich ja sehr präsent in den Antworten.

00:03:24: Und ich hab dann auch noch gefragt, was ihr denn diesbezüglich schon alles versucht habt.

00:03:29: Die Antworten fand ich besonders ehrlich.

00:03:31: eine schrieb zum Beispiel Ich habe Zeiten eingeplant aber leider nicht durchgehalten beim Verplan.

00:03:36: Eine andere schrieb Und ich glaube, also es steht jetzt so in dieser Umfrage ja diese O-Ton.

00:03:54: Ich kann dir aber wirklich sagen, ich habe das schon so so oft gehört.

00:03:57: Das heißt ist hat mich nicht sonderlich überrascht, dass jetzt hier auch noch mal zu lesen.

00:04:01: Es zeigt aber wirklich, dass das so ein Dauerbrinner Thema ist Also die frei gewordenen Termine die wirklich teilweise über Wochen, über Monate freigeschaufelt wurden.

00:04:12: Was habe ich da nicht schon alles gehört?

00:04:15: Ina ab den Sommerferien, da werde ich das und das nicht mehr neu besetzen!

00:04:18: Und ich fange da eigentlich schon im Januar mit an und mich auch innerheitlich so darauf einzustellen um mir zu überlegen oh wie kann ich das den Patienten gegenüber auch kommunizieren?

00:04:27: und oh Gott ich hab ein schlechtes Gewissen all diese Themen wir merken auch was dafür einen Ratenschwanz dran hängt, jetzt so ganz sachlich von außen betrachtet würde jemand vielleicht sagen ja mein Gott ey dann halt doch das einfach da frei, blockt das doch in deiner App und fertig.

00:04:43: So einfach ist es dann für viele eben doch nicht!

00:04:46: Und auf die Frage welche eine Information euch denn fehlt um euren Joballtag entspannter zu gestalten?

00:04:52: Da schrieb einem Praxisinhaberin Strukturbeispiele wären toll, wie machen es denn andere?

00:04:57: Wie schaffen es manche drei vier Praxen mit klaren Strukturen zu haben ohne die Menschlichkeit im Team zu verlieren.

00:05:04: Und ich fand das auch noch mal echt ein spannenden Punkt.

00:05:07: erstens Wie machen es denn eigentlich andere?

00:05:09: Also das ist ja auch wirklich häufig so ein Phänomenen als Inhaberin, dass ich da auf einmal so alleine hocke.

00:05:15: Ich hab zwar mein Team und das Team ist vielleicht manchmal sogar recht groß aber es ist eben niemand der da auf Augenhöhe mal mit drauf schaut.

00:05:21: ne!

00:05:21: Ich kann mit meinem Team nun mal nicht die gleichen Sachen besprechen wie zum Beispiel mit einer anderen Inhaberin So... Und also diese Neugierde letztlich auch Wie machen das denn andere?

00:05:32: Und dann höre ich vielleicht auch von anderen, die vermeintlich easy-peasy da fünf Standorte rocken.

00:05:38: Da könnte ich jetzt ja den Eindruck erwecken.

00:05:40: Ich bin ja die absolute Obergraube und schaffe es nicht.

00:05:42: Bei der sieht das so einfach aus.

00:05:45: Erst mal die Frage ist das bei dir wirklich so einfach?

00:05:47: oder wie struggelt ihr hinter den Kulissen auch?

00:05:50: Klar gibt's sicher Personen denen das leichter fällt und diese große Neugierde sind da Punkte, die Leute anders machen.

00:05:58: Also total nachvollziehbar, dass dieser Wunsch da ist und gleichzeitig auch eben dieser Punkt ohne die Menschlichkeit im Team zu verlieren.

00:06:06: Ich glaube das das auch ganz häufig so.

00:06:08: eine Angst ist, dass ne klare strukturierte Vorgehensweise sich auf den ersten Blick so vermeintlich bei ist mit einer empathischen menschlichen Atmosphäre oder Behandlung des Teams.

00:06:24: Stell ich immer mal wieder fest also zu viel Struktur, zu viele Vorgaben.

00:06:31: Zuviel Regeln!

00:06:33: Zuvier roter Faden... Das passt doch irgendwie jetzt auch nicht so ganz so zu unserer Mentalität hier im Team.

00:06:40: und ja das einfach jetzt noch mal.

00:06:42: als Beobachtung finde ich ganz interessant dass es immer wieder auftritt Nur schon mal als kleiner Teaser, das geht durchaus.

00:06:51: Es gibt sehr gute Möglichkeiten sowohl diese Klarheit und diese Struktur mit reinzubringen und gleichzeitig natürlich menschlich zu bleiben.

00:06:59: Oh Gott wo kämen wir denn dahin?

00:07:01: Das wäre eine wirklich blöde Aussicht zu sagen okay wenn ich Struktur und klare Grenzen hier ziehen möchte dann geht es halt.

00:07:08: nur jetzt sage ich mal so ganz klar wenn ich auf einmal ne richtige... Ich sag's nicht!

00:07:13: Wenn ich ne richtig blödeschefin werde.

00:07:17: Eine Antwort fand ich auch noch interessant, da hat jemand geschrieben mir würde eine Art Fahrplan helfen.

00:07:22: Wer hat welche Aufgabe?

00:07:24: Wann wird diese erledigt?

00:07:25: Feste Zeiten für Patienten und Büro-Tätigkeit.

00:07:28: Also das zeigt dieses Thema Struktur Auch Aufgabenverteilung Und letztlich steckt auf so ein bisschen das Thema Rollen drin.

00:07:35: wer hat welche Rolle inne?

00:07:36: nicht nur Ich als Inhaberin habe rollen inne sondern auch mein Team oder meine Meine Praxismanagerin hat Rollen inne und Tätigkeiten.

00:07:46: Und da so ein guter, transparenter Überblick an dem sich auch alle entlang hangeln können.

00:07:52: Was mir bei diesen Antworten auffällt, es fehlt selten an Strukturideen!

00:07:57: Die meisten von euch haben schon Pläne gemacht, ja?

00:08:00: Zeiten geblockt, Systeme ausprobiert.

00:08:02: Das Problem ist eher dass diese Struktur dem Tagesgeschäft nicht standhält muss man ganz klar so sagen.

00:08:08: also Notfall kommt rein und schwupps ist der Plan auch schon wieder hinüber.

00:08:12: Und dahinter steckt oft eine Verwechslung zwischen dringend und wichtig.

00:08:17: die Buchhaltung ist selten dringende aber langfristig natürlich wichtig.

00:08:22: Spontaner Patientenwunsch fühlt sich dringendo an ist aber oft nicht das, was deine Praxis jetzt gerade am meisten voran bringt.

00:08:30: Und wenn du im Alltag ständig dem Dringenden nachgibst, bleibt für das Wichtige einfach kein Raum mehr – egal wie gut dein Plan auf dem Papier aussieht!

00:08:40: Was ich im Coaching immer wieder sehe, Struktur hält meistens nicht weil sie im Kopf entsteht, aber nicht im Kalender verteidigt wird.

00:08:49: Als es reicht sich nicht vorzunehmen Freitagszeit für Büroarbeit zu haben, diese Zeit braucht denselben Schutz wie ein Patiententermin.

00:08:58: Sonst wird sie beim ersten Engpass geopfert, ist ganz häufig so.

00:09:02: Kannst du dich ja selber auch mal fragen, ob dir das auch öfter mal passiert oder schon mal passiert ist?

00:09:08: Und wirklich diese Idee Büroarbeit oder welches Zeitraum durch immer ihr da blocken möchtest den genauso zu schützen als einen Patiententermin.

00:09:18: Diese Perspektive möchte ich dir gerne mitgeben und schau mal, ob das vielleicht schon einen kleinen Unterschied macht!

00:09:24: Ich möchte dir dazu auch noch von einer Coachie von mir erzählen.

00:09:27: Ich nenne sie hier jetzt einfach mal Katrin, das ist natürlich nicht ihr echter Name, Details sind verändert.

00:09:33: Katrin kam zu mir ins Coaching mit einem ziemlich vollen Terminkalender und dem Gefühl dass sie eigentlich Struktur hat diese aber nie so wirklich beibehält.

00:09:43: also Sie hatte sich schon mehrfach wirklich mehrfach feste Bürozeiten eingeplant.

00:09:48: Freitagsvormittag, hab ich schon öfter gehört.

00:09:50: Das ist scheinbar ein sehr guter Zeitraum dafür euch!

00:09:53: Freitag vormittags mache ich Büro.

00:09:56: Manche machen das dann in der Praxis, manche sind da auch im Homeoffice.

00:10:00: Aber sobald eine Patientin dringend einen Termin brauchte wanderte genau dieser freitag-Vormittage als erstes wieder auf die Behandlungsliste.

00:10:08: So und dem Coaching haben Katrin und ich uns zuerst mit angeschaut, wie oft das in den letzten Wochen passiert ist.

00:10:15: Auch da wieder Fakten schaffen.

00:10:17: Katrin hat das selber mitgezählt und am Ende war es dann doch sieben von acht Wochen, wo Sie nicht an Ihrem Plan festgehalten haben.

00:10:25: Das war jetzt für Sie erst mal ein ernüchternder Moment aber hat uns einfach gezeigt alles klar.

00:10:28: Es ist nicht nur so ein Gefühl sondern es ist tatsächlich real!

00:10:32: Also Sie macht diesen Plan und irgendwie hakt es dann an diesem.

00:10:37: Ich bleibe dabei Und danach haben wir überlegt, was diese Bürozeit so verletzlich macht.

00:10:42: Ein Grund dafür war, hat drin hatte sie nirgends wirklich Sicht mal gemacht außer an ihrem eigenen Kopf.

00:10:47: Sie hatte sich immer so überlegt.

00:10:49: Freitags mache ich dann Büro und dabei beliebte es aber auch da mache ich Büro.

00:10:54: also du merkst jetzt vielleicht schon an meiner Formulierung das ist noch recht schwammig.

00:10:59: Das heißt unter anderem wusste ihr Team gar nicht dass freitag eigentlich geschützte Zeit sein sollte.

00:11:05: Auch die Praxismanagerin wusste nichts davon.

00:11:09: Also wurde auch ganz selbstverständlich da was eingeplant und wir haben ein ganz kleines Experiment gestartet, Katrin hat ihre Bürozeit fest im gemeinsamen Praxiskalender blockiert also in der Praxis Software Terminsoftware sichtbar für das ganze Team Und eine einfache Regel dazu formuliert.

00:11:26: diese Zeit wird nur im echten echten Notfall angetastet.

00:11:30: also wirklich Wenn die Praxis brennt, dann wird sie da kontaktiert und nicht bei jedem dringenden Wunsch.

00:11:36: Und die ersten zwei Wochen hatte sich bewusst dabei beobachtet wie oft sie selbst versucht hat diese Regel dann doch zu brechen.

00:11:43: ja auch das gehört in so einem Weiterentwicklungsprozess dazu.

00:11:46: Das fluckt hier nicht alles direkt so auf Anhieb, das heißt wir merken dann auch manchmal wie schwer uns das zu Beginn fällt und dafür ist Coaching dann ja immer auch da dann da gemeinsam dran zu bleiben.

00:11:56: Und zu gucken okay das ist normal oder was können wir noch verändern dass es noch ein bisschen leichter fällt?

00:12:02: Dabei kam dann noch etwas anderes zum Vorschein, das mir im Coaching auch sehr häufig begegnet.

00:12:07: Auch hier spielte die Erlaubnis sich selbst gegenüber eine große Rolle.

00:12:11: Das heißt, Katrin hatte die Sorge dass ihr Team sie für faul hält wenn Sie jetzt weniger im Tagesgeschäft also im Therapien mit involviert ist und stattdessen an ihrem Schreibtisch sitzt.

00:12:22: Ja das fühlte sich für sie fast sowas an wie so ein kleiner Kontrollverlust.

00:12:26: was denken die denn jetzt?

00:12:27: Denken die jetzt?

00:12:28: ich werde jetzt eine Chefin die jetzt hier nur noch das team ackern lässt ja und jetzt selber da nur noch hinter der verschlossenen Tür irgendwelche Excel Tabellen jongliert und überlegt wie das Ganze hier noch wirtschaftlicher laufen kann.

00:12:40: Ich sag's ganz konkret, weil es wirklich häufig solche Gedanken gibt und das ist überhaupt nicht schlimm.

00:12:46: Es ist ganz wichtig sich die einzugestehen, dass diese Gedanken da sind vielleicht auch nur leise da sind, diese Befürchtungen denn die erklären dann so gut weshalb man an einem neuen Verhalten, an einer neuen Struktur auch nicht dran bleibt.

00:13:00: Wenn mir eine innere Stimme immer wieder sagt, kannst du eigentlich nicht bringen?

00:13:05: Was soll dein Team darüber denken?

00:13:08: Oder meine Patienten denken jetzt bestimmt, ich bin total abgehoben.

00:13:11: Weil... Ich jetzt... Punkt!

00:13:14: Kannst du dich ja auch noch mal selber fragen wie das bei dir so ist?

00:13:18: Katrin und ich haben uns auf jeden Fall gemeinsam angeschaut was denn ihre eigentliche Rolle als Praxissenhaberin eigentlich isst.

00:13:23: Und solange sie als Führungskraft immer wieder ins Tagesgeschäft einspringt, so als Springerin dann wird es fast unmöglich langfristig gesunde Strukturen aufzubauen um die Praxis wirklich weiterzuentwickeln.

00:13:35: Weil einfach ihre Rolle als Inhaberin und Unternehmerin ist es, an der Praxis zu arbeiten.

00:13:41: Nicht nur in der Praxis!

00:13:43: Also an der praxis zu Arbeiten nicht nur in die Praxis Und klar ganz reibungslos und das will ich jetzt auch gar nicht hier beschönigen Ganz reibung los läuft sowas natürlich nie von Anfang an ab.

00:13:55: Ja, habe ich ja auch gesagt.

00:13:56: Es gibt da immer kleinere Stolpersteine den wir begegnen und die sind aber auch dann super wertvoll um die aus dem Weg zu räumen und daraus dann zu lernen wie es beim nächsten Mal leichter funktionieren kann.

00:14:06: Katrin hat auf jeden Fall gemerkt dass allein das sichtbar machen im Kalender und diese klaren Absprache mit dem Team einen echten Unterschied gemacht haben.

00:14:13: und mittlerweile ist der Freitag unantastbar!

00:14:18: Und wenn du dich in Katrins Geschichte wiedererkennst dann bist du damit definitiv nicht alleine.

00:14:22: Ich denke, dass es rübergekommen ist.

00:14:24: Struktur zu planen ist selten das Problem sie im Alltag zu verteidigen.

00:14:29: sehr viel häufiger.

00:14:30: und genau an diesem Punkt setze ich eben auch in ein-zu-eins Coaching an.

00:14:33: Das heißt, nicht bei noch mehr Planungstools brauchen wirklich die wenigsten von euch noch mehr Matrix, noch mehr Planungstool

00:14:43: usw.,

00:14:44: sondern dabei Struktur so zu verankern, dass sie auch deinem echten Praxisalltag standhält.

00:14:50: Und wenn du merkst, dass du gerade an so einem ähnlichen Punkt stehst wie Katrin dann schreib mir sehr gerne.

00:14:55: Alle Infos zu meinem ein-zu-eins Coaching findest du unten in den Shownotes oder auch auf therapypause.de.

00:15:01: slash Angebote So!

00:15:03: In zwei Wochen hören wir uns hier wieder Mitteil vier der Community Serie.

00:15:08: Ich verrate schon mal so viel.

00:15:09: da geht es um das Thema Mitarbeiterführung und Teamdynamik also wieder ein Megathema.

00:15:15: Für heute sage ich jetzt aber erstmal mach's gut und bis bald in deiner Therapiepause.