#43 Therapeutin, Chefin, Unternehmerin,...? Wie Rollenklarheit dich im Praxisalltag entlastet

00:00:14: Hi und herzlich willkommen in deiner Therapie Pause, dem Podcast rund um die Themen New Work, Resilienz und Innovation für deine Therapie Praxis.

00:00:23: Mein Name ist Ina, ich bin Logopädin, systemischer Coach und systemische Organisationsentwicklerin.

00:00:30: Im Therapie Pause Podcast erfährst du, wie du deine Praxis mit gesunden Strukturen und innovativen Ideen fit für die Zukunft machst.

00:00:38: Für noch mehr Klarheit, Flexibilität und Gesundheit für dich und dein Team, für deine zukunftsfähige Therapiepraxis.

00:00:47: Und jetzt geht's auch schon los.

00:00:48: Ganz viel Spaß in deiner heutigen Therapiepause.

00:01:01: Und damit hallo und herzlich willkommen in deiner Therapiepause.

00:01:04: Schön, dass du heute wieder mit dabei bist.

00:01:06: Stell dir mal folgende Situation vor.

00:01:09: Es ist Montagmorgen.

00:01:10: Neun Uhr, du kommst gerade aus einer Therapiesitzung raus, schnappst dir kurzen Kaffee und auf dem Weg ins Büro, sprich dich eine Mitarbeiterin an.

00:01:19: Sie hat nur eine kurze Frage zur Urlaubsplanung.

00:01:22: Während du noch überlegst, piep dein Handy, eine Mail von der Krankenkasse zur Abrechnung.

00:01:28: Ach ja, und eigentlich wolltest du ja heute auch noch diesen einen Therapiebericht fertig schreiben.

00:01:33: und war da nicht auch noch diese Idee für ein neues Konzept?

00:01:37: eine Kooperation mit einer Kita, über das du nachdenken wolltest.

00:01:41: Kommt dir so was in der Art bekannt vor?

00:01:44: Innerhalb von fünf Minuten bist du jetzt gerade in dieser Situation von der Therapeuten oder dem Therapeuten zur Chefin, zur Verwaltungskraft, zur strategischen Entwicklerin geworden.

00:01:56: Und weißt du was, das ist tatsächlich im Praxisealtag völlig normal.

00:02:01: Aber und jetzt kommt der Punkt, das kann eben auch ganz schön anstrengend sein und manchmal auch richtig durcheinander bringen.

00:02:07: Und genau deshalb sprechen wir heute über ein Thema, das viele Praxisinhaber und Praxisinhaberinnen beschäftigt, aber selten so richtig beim Namen genannt wird und zwar ist das das Thema Rollenklarheit.

00:02:18: Also die Frage, welche verschiedenen Rollen habe ich eigentlich als Praxisinhaber in und wie kann ich damit umgehen, dass ich ständig zwischen diesen Rollen hin und her springe?

00:02:28: Lass uns dafür erstmal erklären, was ich mit Rollen überhaupt meine.

00:02:31: Eine Rolle ist im Prinzip eine bestimmte Funktion oder Position, die du in einem bestimmten Kontext, bei dir jetzt die Praxis, einnimmst.

00:02:40: Und mit jeder Rolle sind natürlich auch bestimmte Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Erwartungen verbunden.

00:02:48: Ein schönes Bild dafür ist, finde ich, diese Hutmethaffer.

00:02:52: Stell dir mal vor, du hast verschiedene Hüte in deinem Schrank und je nachdem, welche Aufgabe gerade ansteht, setzt du einen anderen Hut auf.

00:03:00: Mal trägst du deinen Therapeutenhut, mal deinen Chefhut, mal deinen Verwaltungshut.

00:03:07: Und als Praxisinhaberin hast du ziemlich viele verschiedene Hüte wahrscheinlich in deinem Schrank.

00:03:12: Da ist jetzt zum einen die Rolle als Therapeutin.

00:03:16: Du behandelst Patientinnen, führst Diagnostiken durch, schreibst Berichte und das ist ja häufig auch die Rolle, die du ursprünglich gelernt hast und wofür du auch in diesem Beruf gegangen bist.

00:03:26: Dann gibt es die Rolle als Führungskraft oder Chefin.

00:03:30: Du führst Mitarbeitergespräche, triffst Personalentscheidungen, löst Konflikte und so weiter.

00:03:37: Dann hast du vielleicht auch noch administrative Rollen, kümmerst dich vielleicht um die Abrechnung, Korrespondenz mit Krankenkassen, Verträge, um Steuerteam.

00:03:47: Und dann gibt es natürlich auch noch die Rolle als Unternehmerin oder strategische Entwicklerin.

00:03:53: Du überlegst vielleicht, wohin soll sich die Praxis eigentlich entwickeln?

00:03:56: Welche neuen Angebote könnten wir aufbauen?

00:04:00: Wie können wir uns als Arbeitgeber attraktiver machen?

00:04:03: Ganz schön viele Dinge.

00:04:04: Vielleicht gibt es jetzt bei dir auch noch weitere Rollen, die dir gerade schon spontan einfallen.

00:04:09: Manche Praxisinhaberinnen sind auch ihre eigene Marketingabteilung oder kümmern sich zum Beispiel um Social Media oder sind Qualitätsbeauftragte oder oder oder.

00:04:18: Die Liste kann ziemlich lang werden.

00:04:22: Und jetzt fragst du dich vielleicht, okay, ich habe verschiedene Rollen.

00:04:26: Das ist doch einfach so und es ist doch klar, warum sollte ich mich da jetzt näher mit beschäftigen?

00:04:31: Ganz einfach, wenn dir nicht klar ist, welche Rolle du gerade überhaupt einnimmst, dann kann das ziemlich anstrengend werden.

00:04:37: Und zwar sowohl für dich selbst als auch für dein Team.

00:04:40: Für dich selbst kann es bedeuten, dass du dich ständig so ein bisschen zerrissen fühlst.

00:04:44: Du springst den ganzen Tag zwischen verschiedenen Aufgaben und englammern Rollen hin und her, ohne wirklich irgendwo so richtig anzukommen.

00:04:53: Das kann enorm viel Energie kosten und auch dazu führen, dass du am Ende des Tages dich ziemlich erschöpft fühlst und ebenso dieses Gefühl hast, nichts so richtig fertig bekommen zu haben.

00:05:04: Es kann auch passieren, dass bestimmte Rollen komplett zu kurz kommen.

00:05:08: Häufig ist das zum Beispiel so, dass die strategische Entwicklerinnenrolle hinten rüberfällt, weil die akuten Sachen, also Therapie, Verwaltung, Teamfragen, einfach häufiger Vorrang bekommen.

00:05:21: Aber Randnotiz, genau diese strategische Rolle, die ist natürlich auch super wichtig für die Zukunft der Praxis.

00:05:27: Fehlende Rollenklarheit kann auch in der Kommunikation mit deinem Team zu Irritationen führen.

00:05:33: Stell dir mir vor, eine Kollegin kommt zu dir und möchte einfach mal ihre Frustration über einen schwierigen Patienten loswerden.

00:05:39: Sie sucht so quasi die verständnisvolle Kollegin in dir.

00:05:44: Du aber bist gerade mental total in deiner Chefinenrolle und fängst direkt an Lösungen vorzuschlagen und zu sagen, was sie anders machen könnte.

00:05:53: Hinterher merkst du vielleicht, okay, das war jetzt irgendwie nicht das, was sie scheinbar gebraucht hätte.

00:05:58: Aber in dem Moment war dir gar nicht bewusst, dass du mit deinem Chefinenhut unterwegs bist, obwohl eigentlich ein kollegialer Austausch gefragt war.

00:06:06: Oder auch andersherum, du bist gerade voll in deiner Therapeutinnenrolle, sitzt noch gedanklich in der letzten Therapiesitzung und eine Kollegin kommt mit einer Frage, die eigentlich eine klare Entscheidung von dir als Chefin braucht.

00:06:19: Aber du sagst zum Beispiel eher kollegial, ja entscheidet das ruhig einfach gemeinsam.

00:06:25: Und merkst später vielleicht, dass das Team damit überfordert war, weil es eigentlich in dieser expliziten Situation deine Führung gebraucht hätte.

00:06:33: Und dann ärgerst du dich vielleicht über dich selbst, weil du in dem Moment nicht präsent genug warst in deiner Führungsrolle.

00:06:39: Kann natürlich passieren.

00:06:40: Okay, jetzt haben wir uns angeschaut, warum Rollenklarheit überhaupt wichtig ist.

00:06:44: Aber wie schaffst du denn diese Klarheit konkret in deinem Praxisalltag?

00:06:49: Der erste Schritt ist, mach dir bewusst, welche Rollen du überhaupt hast.

00:06:54: Nimm dir mal einen Moment Zeit und schreib auf, welche verschiedenen Hüte du so in deinem Arbeitsalltag trägst.

00:07:01: Therapeut, Chefin, Verwalter, Unternehmerinnen, was gibt's bei dir noch?

00:07:10: Der zweite Schritt, überleg mal, wie viel Zeit du aktuell in den verschiedenen Rollen verbringst.

00:07:16: Und dann frag dich, ist das die Verteilung, die ich haben möchte, oder gibt es Rollen, die aktuell zu kurz kommen?

00:07:24: Oder Rollen, in denen ich zu viel Zeit verbringe?

00:07:28: Ich erlebe es zum Beispiel häufig so, dass PraxisinhaberInnen sehr viel Zeit in der Therapierrolle, also in der Therapeut-Innenrolle und in administrativen Rollen verbringen.

00:07:38: Aber die Führungsrolle und die Unternehmerrolle viel zu kurz kommen.

00:07:42: Und das ist ja auch irgendwie verständlich, weil die ersten beiden Rollen eben sehr konkrete, dringende Aufgaben haben, aber für die Zukunft deiner Praxis sind die letzten beiden eben auch essentiell.

00:07:53: Ein dritter wichtiger Punkt?

00:07:55: Versucht die Rollen auch zeitlich etwas zu trennen.

00:07:58: Das heißt nicht, dass du jetzt einen Hut nur noch Montags und einen anderen nur Dienstags tragen kannst, aber du kannst dir zum Beispiel feste Zeitblöcke schaffen.

00:08:07: Vielleicht sagst du, Freitagvormittag ist meine Verwaltungszeit oder Orgerzeit.

00:08:12: Da setze ich meinen Verwaltungshut auf und kümmere mich um Abrechnungen, Mails, organisatorische Dinge.

00:08:19: Und in der Zeit behandle ich ganz bewusst keine Patientinnen und führe auch keine Mitarbeitergespräche.

00:08:27: Oder du sagst zum Beispiel, jeden ersten Montag im Monat nehme ich mir zwei Stunden für meine Unternehmerinnenrolle.

00:08:34: Da schaue ich auf die Praxis, wie so aus der Vogelperspektive, überlege strategisch, plane, entwickle Ideen.

00:08:42: Diese zeitliche Trennung kann dir helfen, dich besser auf die jeweilige Rolle einzulassen und nicht ständig so zwischen allem hin und her zu springen.

00:08:50: Ein vierter Punkt, der auch wichtig sein kann, kommuniziere deine Rolle nach außen.

00:08:55: Das kann ganz simpel sein.

00:08:56: Wenn eine Kollegin mit einer Frage zu dir kommt und du merkst, du brauchst jetzt gerade deinen Chef in den Hut, dann kannst du das auch durchaus kurz sagen.

00:09:05: Hey, lass uns das morgen in Ruhe besprechen, wenn ich Zeit für ein ordentliches Mitarbeitergespräch habe.

00:09:10: Jetzt bin ich gerade noch mitten in der Therapieplanung.

00:09:13: Oder wenn du zum Beispiel gerade in einer Teamsitzung bist und vom Team eine strategische Entscheidung erwartet wird, dann kannst du das auch transparent machen.

00:09:22: Zum Beispiel, okay.

00:09:24: Ich setze jetzt mal meinen Chef in den Hut auf und treffe hier eine Entscheidung.

00:09:27: Oder ich möchte das jetzt mal aus der Unternehmerinnen-Perspektive betrachten.

00:09:32: Was bedeutet denn das langfristig für unsere Praxis?

00:09:35: Ja, du merkst also, dass du in diesem Moment ganz transparent machst, in welcher Rolle du dich befindest.

00:09:41: Das mag sich am Anfang vielleicht noch etwas komisch anfühlen, aber es schafft wirklich Klarheit für alle Beteiligten.

00:09:46: Ein weiterer wichtiger Aspekt bei diesem ganzen Thema Rollenklarheit ist auch die Frage, welcher dieser Rollen müssen denn tatsächlich von dir ausgefüllt werden?

00:09:55: Und wo kannst du vielleicht auch Aufgaben abgeben?

00:09:58: Gerade bei den administrativen Aufgaben gibt es häufig viel Potenzial.

00:10:03: Brauchst du wirklich selbst jede Abrechnung zu kontrollieren?

00:10:06: Könnte das auch jemand anderes im Team übernehmen?

00:10:09: Musst du selbst jeden Termin koordinieren?

00:10:12: Könnte das eine Praxismanagerin machen?

00:10:15: Manchmal, da kannst du ja mal für dich überprüfen, ob das bei dir auch so ist, halten wir so an bestimmten Aufgaben fest, weil wir vielleicht denken, na, das kann ja nur ich.

00:10:24: Oder, na, das geht schneller, wenn ich das eben selber mache.

00:10:27: Ich weiß ja, wie es funktioniert, mache ich es jetzt halt eben selber, bevor ich da jetzt jemand anderen mit belaste.

00:10:33: Aber langfristig kostet das eben enorm viel Zeit und auch Energie.

00:10:37: Und das ist alles Zeit und Energie, die du in anderen Rollen viel, viel besser einsetzen könntest.

00:10:43: Also überleg auch mal, wo kannst du Hüte abgeben?

00:10:47: Nicht komplett natürlich, manche Rollen bleiben bei dir als Inhaberin, aber einzelne Aufgaben innerhalb einer Rolle können oft durchaus delegiert werden.

00:10:56: So, und dann lad ich dich jetzt ein, dir noch mal Moment Ruhe und Zeit zu nehmen, um über so ein paar Reflexionsfragen nachzudenken zu diesem Thema Rollenklarheit.

00:11:05: Du kannst auch gerne nach jeder Frage auf Pause drücken und in Ruhe überlegen und dir vielleicht sogar ein paar Notizen machen.

00:11:12: Welche verschiedenen Rollen nimmst du denn als Praxisinhaber oder Praxisinhaberin ein?

00:11:18: Mach dir rück mal eine Liste.

00:11:22: Und in welcher Rolle fühlst du dich am wohlsten?

00:11:26: Und in welcher Rolle fühlst du dich vielleicht unsicher oder unwohl?

00:11:30: Welche Rolle nervt dich?

00:11:35: Wie viel Zeit verbringst du aktuell in den verschiedenen Rollen?

00:11:38: Und entspricht das der Verteilung, die du dir wünscht?

00:11:43: Gibt es Rollen, die bei dir zu kurz kommen?

00:11:45: Und wenn ja, welche?

00:11:50: Gibt es bestimmte Situationen im Praxiseiltag, in denen dir die Rollenklarheit besonders schwer fällt, also wo du nicht so genau weißt, welchen Hut du jetzt eigentlich tragen solltest?

00:12:01: Und zum Schluss, was wäre denn ein erster kleiner Schritt, den du gehen könntest, um mehr Rollenklarheit in deinen Praxiseiltag zu bringen?

00:12:09: Vielleicht ein fester Zeitblock für eine bestimmte Rolle oder eine Aufgabe, die du delegieren könntest?

00:12:17: So, fassen wir also nochmal zusammen.

00:12:20: Eines Praxissenhaberen trägst du viele verschiedene Hüte auf deinem Kopf.

00:12:24: Von der Therapeutin, über den Chef, Verwalterin, Unternehmer, vielleicht noch mehr und das ist völlig normal und okay.

00:12:31: Wichtig bei diesem Thema ist nur, dass du dir dieser verschiedenen Rollen bewusst bist, dass du weißt, wann du welchen Hut trägst und dass du versuchst die Rollen auch zeitlich etwas zu strukturieren, damit du nicht den ganzen Tag zwischen allen Rollen hin und her springst.

00:12:46: Rollengleich hilft dir, fokussierter zu arbeiten, weniger Stress zu sein und auch sicherzustellen, dass alle rollen, besonders die strategisch wichtigen genug Raum bekommen.

00:12:57: Und ganz wichtig noch zum Ende, Rollenklarheit ist auch nichts, was du jetzt einmal herstellst und dann ist das für immer geklärt.

00:13:03: Das ist natürlich ein fortlaufender Prozess.

00:13:05: Deine Praxis entwickelt sich, dein Team entwickelt sich, deine eigenen Prioritäten verändern sich vielleicht.

00:13:11: Da darfst du also immer mal wieder neu schauen.

00:13:13: Wie sieht denn meine Rollenverteilung gerade aus?

00:13:15: Passt das noch und was möchte ich gegebenenfalls auch verändern.

00:13:19: So, das war auch schon mein Impuls für heute zum Thema Rollenklarheit.

00:13:24: Ich hoffe, du konntest ein paar hilfreiche Impulse für dich mitnehmen.

00:13:27: Und wenn du merkst, dass du bei diesem ganzen Thema Rollenklarheit, aber auch bei anderen Themen rund um deine Praxisführung, gerne Unterstützung hättest, dann melde die sehr gerne bei mir in meinen angeboten Praxis-Zukunft, da arbeite ich mit Praxis-Enhabern und Praxishinhaberin genau an solchen Themen.

00:13:42: Wir schauen gemeinsam, wo du stehst, wo du hin möchtest und wie du dahin kommst und erarbeiten ganz konkrete Schritte, die du um... setzen kannst.

00:13:50: Alle Infos findest du auf meiner Website www.therapiepause.de.

00:13:54: Und den Link findest du natürlich auch hier unten in den Show Notes.

00:13:59: So und jetzt freue ich mich, wenn du beim nächsten Mal wieder mit dabei bist.

00:14:02: Bis dahin, mach's gut und bis bald in deiner Therapie Pause.