#42 Onboarding in der Therapiepraxis - mehr als Einarbeitung: So kommen neue Mitarbeitende entspannt und klar im Team an

00:00:14: Hi und herzlich willkommen in deiner Therapie Pause, dem Podcast rund um die Themen New Work, Resilienz und Innovation für deine Therapie Praxis.

00:00:23: Mein Name ist Ina, ich bin Logopädin, systemischer Coach und systemische Organisationsentwicklerin.

00:00:30: Im Therapie Pause Podcast erfährst du, wie du deine Praxis mit gesunden Strukturen und innovativen Ideen fit für die Zukunft machst.

00:00:38: Für noch mehr Klarheit, Flexibilität und Gesundheit für dich und dein Team, für deine zukunftsfähige Therapiepraxis.

00:00:47: Und jetzt geht's auch schon los, ganz viel Spaß in deiner heutigen Therapiepause.

00:01:00: Und damit hallo und herzlich willkommen in deiner Therapiepause.

00:01:03: Schön, dass du heute wieder dabei bist.

00:01:05: Vielleicht kennst du das auch, du suchst vielleicht sogar gefühlt ewig nach einer neuen Mitarbeiterin oder einem neuen Mitarbeiter, endlich unterschreibt diese Person und die Freude ist natürlich riesig.

00:01:16: Und dann kommt der erste Arbeitstag und zwischen Abrechnungsprogramm, vollen Terminkalendern und der Frage, wo denn eigentlich tiefer Ordnung abgelegt werden, stellt sich so die Frage, wie denn diese neue Person im Team auch wirklich Teil des Teams werden kann und sich kontinuierlich immer mehr in ihre Aufgaben, aber auch in das Teamgefüge und die Praxiskultur einleben kann.

00:01:40: Und weil ich hier immer mal wieder Unsicherheiten bei Praxisinhaberinnen wahrnehme, sprechen wir heute mal genau über dieses Thema, und zwar über das Thema Onboarding.

00:01:49: Also Onboarding in der Therapiepraxis, mehr als Einarbeitung, steht schon auch mit im Titel, so kommen neue Mitarbeiter entspannt und klar im Team an.

00:01:58: Es geht also darum, wie du den Start neuer Mitarbeiter so gestaltest, dass sie nicht nur fachlich eingearbeitet werden, sondern auch wirklich gut in deiner Praxis ankommen und im Idealfall auch langfristig bleiben.

00:02:12: Gucken wir uns erstmal an, was Onboarding denn überhaupt bedeutet.

00:02:16: Onboarding heißt übersetzt so viel wie an Bord nehmen, Und gemeint ist damit der gesamte Prozess, der dafür sorgt, dass eine neue Mitarbeiterin oder eine neue Mitarbeiter Schritt für Schritt in seine Rolle die Aufgaben und in das Team hineinwächst.

00:02:30: Und wichtig schon mal, viele denken dabei nur an die ersten Tage oder auch vielleicht an die Einarbeitung in ein bestimmtes Programm, vielleicht auch so maximal so die ersten Wochen, aber Onboarding ist viel mehr als das.

00:02:44: Ja, deshalb auch noch mal diese Differenzierung, Onboarding versus Einarbeitung.

00:02:49: Es geht um mehr als die Einarbeitung in einzelne Prozesse.

00:02:53: Es umfasst letztlich alles, was nötig ist, damit sich jemand wirklich zurechtfindet, von den ersten Infos vor dem ersten Arbeitstag, über fachliche Einarbeitung in Therapien, Abläufe, bis hin, und jetzt kommt es bis hin zu sozialen und auch kulturellen Integration ins Team.

00:03:10: Was das bedeutet, gucken wir uns gleich nochmal an.

00:03:13: Also ein gutes Onboarding beantwortet nicht nur die Frage, wie schreibe ich jetzt den Therapiebericht hier oder wo finde ich die Patientenakten, sondern es schafft auch ein Gefühl von Willkommen sein.

00:03:23: Wie arbeiten wir hier zusammen?

00:03:25: Welche Werte leben wir?

00:03:26: Wo finde ich Unterstützung, wenn ich mal nicht weiter weiß?

00:03:30: Und wichtig schon mal, Onboarding ist kein kurzer Sprint, sondern dauert in der Regel mehrere Monate, bis eine neue Mitarbeiterin wirklich auch angekommen ist.

00:03:40: Warum ist das Ganze überhaupt wichtig?

00:03:42: Ganz ehrlich, die meisten von uns, die eine Praxis haben, haben ja so das ganze Thema Mitarbeiterführung nie gelernt.

00:03:49: Praxismenagement.

00:03:51: nie gelernt.

00:03:52: Im Zweifel haben wir ein Lokopädie- oder Sprachtherapiestudium absolviert.

00:03:58: und naja, wir haben vielleicht in unserer ersten Angestelltenrolle auch schon mal so Dinge wahrgenommen bei unserer ehemaligen Chefin, haben so paar Dinge kopiert, die wir gut fanden, andere vielleicht auch hinter uns gelassen, weil wir sie nicht so passend fanden.

00:04:10: Na ja und dann irgendwann, als wir so die erste Mitarbeiterin hatten, haben wir halt angefangen uns da so rein zu groven und das Team wuchs und wuchs und naja.

00:04:20: Manches war so nach Bauchgefühl und da deshalb auch nochmal so diese Sicht.

00:04:25: Es ist ja völlig in Ordnung, wenn wir erstmal gar keinen Plan haben, zum Beispiel auch diesen Begriff jetzt gerade zum allerersten Mal hören.

00:04:32: Also es ist überhaupt nicht tragisch, wenn dieser Begriff der jetzt gerade das erste Mal in die Ohren springt.

00:04:39: Es kann auch sein, dass er dir schon geläufiger ist.

00:04:41: Du aber noch nicht so wirklich weiß, was dahinter steckt.

00:04:44: Oder es kann auch sein, dass du schon absoluter Onboarding-Profi bist.

00:04:47: Auch dann gibt es ja vielleicht den einen oder anderen Impuls hier noch in dieser Folge.

00:04:51: Also, wir haben häufig dieses ganze Thema nicht wirklich gelernt.

00:04:54: Vieles machen wir so nach Bauchgefühl oder so wie wir es eben selbst mal erlebt haben.

00:04:59: wichtig ist, um so mehr sich klar zu machen, wenn jemand so keinen guten Einstieg hat, dann ist die Wahrscheinlichkeit einfach richtig groß, dass Frust entsteht und damit natürlich auch Stress, Ausfälle, im schlimmsten Fall Krankheit, Kündigung jetzt mal so wirklich weitergesponnen.

00:05:14: Ein gutes Onboarding kann dagegen wirklich wie so eine Art Sicherheitsnetz sein.

00:05:19: Natürlich keins, was... Hundertprozentige Sicherheit gibt, aber es macht den Staat auf jeden Fall deutlich leichter, gibt Orientierung und sorgt dafür, dass sich die neue Kollegin auch wirklich willkommen und getragen fühlt in diesem Netz der Praxis.

00:05:34: Und das wiederum stärkt langfristig auch die Zufriedenheit, die Gesundheit und auch die Bindung an deine Praxis.

00:05:40: Somit... Ja, diese Idee, sich mit dem Onboardingprozess wirklich gut zu beschäftigen und da auch Zeitressourcen für bereitzustellen, das kann auch langfristig wirklich einen guten Effekt haben, weil Menschen einfach die gut in das Team integriert sind, die sich mit der Praxis identifizieren, die Unterstützung erfahren, natürlich auch weniger Stress erleben und weniger das Gefühl haben, dass sie so allein auf weiter Flur sind.

00:06:09: Gucken wir uns mal an, welche Phasen es so im Onboarding-Prozess gibt.

00:06:12: Und ich hatte gerade schon angedeutet, manchmal herrscht so die Idee, dass das Ganze erst so am ersten Arbeitstag beginnt.

00:06:20: Es gibt aber auch da schon eine wichtige Phase zur Vorbereitung.

00:06:24: Und das nennt man tatsächlich so die Preboarding-Phase.

00:06:28: Also die Phase, die vor dem ersten Arbeitstag überhaupt schon abläuft.

00:06:33: Es ist also im Prinzip ab dem Tag der Vertragsunterzeichnung, kann man sagen.

00:06:37: Und da sind so Dinge relevant, wie Infos geben, transparent, vielleicht auch verschicken, je nachdem, wo die Person wohnt, kann man das natürlich per E-Mail, man kann auch per Post das machen, wenn es zum Beispiel um ein Willkommenspaket so ein kleines geht.

00:06:52: Vielleicht gibt es eine Karte, ein Notizbuch mit einer schönen kleinen Message vom Team.

00:06:58: Wir freuen uns schon auf dich.

00:07:00: Vielleicht gibt es aber auch sowas, dass die neue Mitarbeiterin schon ... sehr genau sieht, zum Beispiel in einer Übersicht, wie so ihre ersten zwei Wochen aussehen.

00:07:09: Ja, all das hat das Ziel, Professionalität zu zeigen, Sicherheit und Vorfreude zu schaffen.

00:07:16: Vielleicht habt ihr auch Praxiskleidung, vielleicht habt ihr mit dem Praxislogo versehene Schreibutensilien.

00:07:24: All diese Dinge kannst du tatsächlich schon überlegen, dass die auch deiner neuen Mitarbeiterin oder deiner neuen Mitarbeiter auch schon vor dem Beginn zur Verfügung gestellt werden, sodass man sich im Prinzip, ja, wenn du das selber so vorstellt, sich schon mal vorher so in diese neue Rolle einfühlen kann.

00:07:41: Und auch das Gefühl hat, hey, da ist ein Team da in dieser Praxis, das freut sich darauf, dass ich hier bald starte.

00:07:49: Also für diese Phase kannst du dich auf jeden Fall schon mal fragen, was braucht denn mein neues Teammitglied, um auch schon vorher ein entspanntes, positives Gefühl zu haben und Klarheit zu haben.

00:08:03: Wenn dir jetzt direkt was einfällt, dann mach dir noch mal ein paar Notizen dazu.

00:08:06: Ansonsten ist das eine Frage auch noch für später.

00:08:09: Also was braucht das neue Teammitglied, um auch schon vorher ein entspanntes, positives Gefühl und Klarheit zu haben?

00:08:16: Also zu wissen, woran er oder sie ist, was auf sie zukommt.

00:08:21: Die nächste Phase ist dann die Orientierungsphase.

00:08:25: Und die läuft im Prinzip so die ersten Wochen bis so ungefähr drei Monate.

00:08:31: Und da geht es natürlich darum, die Person in die Abläufe in der Praxis einzuführen.

00:08:36: Die Therapeutin behandelt dann ja in der Regel mit der Zeit auch ihre eigenen Patientinnen.

00:08:41: Ich kann empfehlen, dass es nicht direkt mit einem vollen Therapieplan losgeht, sondern es gibt auch immer mehr Praxen, die sagen, wir haben die ersten ein bis zwei Wochen nur in Anführungsstrichen, Hospitation, bei allen Teammitgliedern, also das neue Teammitglied, ausbetiert, abwechselnd, bei verschiedenen Therapeutinnen und sieht dadurch natürlich auch, wie arbeiten wir hier in der Praxis.

00:09:07: Das geht nicht nur um das Fachliche, es geht auch darum, ah, guck mal, wie werden denn hier die Patientinnen begrüßt?

00:09:13: Aha, guck mal, die macht das so, die macht das so, aber im Kern ist das alles scheinbar vielleicht so sehr ähnlich, auch wenn die Leute sehr unterschiedlich sind.

00:09:20: Aber ah, es gibt hier so Gemeinsamkeiten, ja, an denen ich mich orientieren kann.

00:09:24: Ah, guck mal.

00:09:26: an dem und dem Punkt wird protokolliert, was in der Stunde gemacht wird.

00:09:30: Ach, schau mal, so wird ein Elterngespräch geführt, so wird eine Diagnostik hier angekündigt, so wird kommuniziert, dass eine Ausverrechnung ansteht und so weiter.

00:09:41: Es hängt natürlich ... Auch so ein bisschen damit zusammen möglicherweise, wie viel Berufserfahrung hat die Person schon, die da jetzt neu in das Team kommt.

00:09:49: Ich möchte aber nochmal den Impuls geben, dass es nicht nur für absolute BerufseinsteigerInnen hilfreich sein kann, erstmal zu hospitieren, sondern auch für erfahrene Mitarbeitende, die schon vielleicht auch in vielen Praxen oder Kliniken waren.

00:10:04: Denn es geht ja hier gar nicht darum, dass wir in Frage stellen, dass die Person fachlich fit ist.

00:10:09: Das haben wir ja hoffentlich auch im Bewerbungsgespräch und vielleicht auch in einem Schnuppertag vorher schon mal so rausfinden können.

00:10:16: Es geht ja eher darum, dass man sich so gegenseitig ja so eingrooft und dafür können wirklich so Hospitationen sehr hilfreich sein.

00:10:25: Natürlich ist das auch eine finanzielle Kiste.

00:10:28: Ja, also wenn die Person am ersten Zehnten beginnt und sie erst mal nur zwei Wochen lang hospitiert, muss ich mich als Inhaberin natürlicher fragen, kann ich mir das wirtschaftlich leisten?

00:10:37: Das kann ich jetzt hier für dich nicht beantworten, aber ich möchte nur den Impuls geben, dass es ja im Zweifel sonst auch eine Mischform sein kann.

00:10:46: Also diese Idee, langsam die Person einzuführen, Die Patientinnenzahl zum Beispiel dann auch step by step zu steigern, sagen, in dem ersten Monat gibt es so und so viele.

00:10:59: Ja, all das gehört letztlich auch zu diesen Überlegungen rund um das Thema Onboarding mit dazu.

00:11:05: Das Ziel in dieser Orientierungsphase, wie der Name schon sagt, ist, also der neuen Person Orientierung zu geben.

00:11:11: Sie immer mehr in Verantwortung auch hineinwachsen zu lassen.

00:11:16: Die soziale Integration ist natürlich auch wichtig, die wird in dieser Zeit gefördert.

00:11:22: Und wenn wir jetzt uns mal das Hospitieren zum Beispiel anschauen, dann hat das ja auch einen totalen Mehrwert für die soziale Integration, weil ich so automatisch auch schon meine Kolleginnen in ihrer Therapierrolle kennenlerne.

00:11:35: In dieser Phase kann es übrigens auch spannend sein, auf der kulturellen Ebene genauer hinzuschauen und das neue Teammitglied zum Beispiel in die Praxiswerte mit einzubeziehen.

00:11:49: Also, ihr zum Beispiel genau zu erklären, nach welchen Werten ihr denn gemeinsam in der Praxis arbeitet.

00:11:55: Falls ihr das schon mal erarbeitet habt, natürlich nur, wenn ihr das wisst.

00:11:59: Falls ihr jetzt gerade keinen Plan hast, was das bedeuten könnte, dann kannst du dir gerne mal die Podcast-Folge zum Thema Werte hier anhören.

00:12:07: Findest du, in der Übersicht ist schon ein paar Monate her, da gibt es eine Folge zum Thema Werte.

00:12:11: Also hör da auch gerne mal rein, wenn dich das Thema noch interessiert.

00:12:16: Werte, nach denen ein Team zusammenarbeitet, geben auch immer Orientierung.

00:12:20: Die sind wie so eine Art Richtschnur, an denen sich alle im gemeinsamen Verhalten orientieren können.

00:12:28: Ja, und wenn ich jetzt mir vorstelle, dass ich als neue Person in ein Team komme, kann es total spannend für mich sein, auch zu erfahren, hey, welche Werte gibt es denn hier überhaupt?

00:12:37: Wie äußert sich das auch wirklich im Arbeitsalltag?

00:12:40: Ja, also ich stelle mir jetzt zum Beispiel gerade vor, dass eine Mitarbeiterin, und das muss gar nicht übrigens du sein, als Inhaberin.

00:12:47: Zwingt ganz sinker.

00:12:49: Es kann auch eine andere Person sein, die sich dieser neuen Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter annimmt und sie sozusagen mal so in den Wertekompass... der Praxis mit rein nimmt.

00:13:00: Das heißt jetzt gar nicht so, hey, diese Werte gibt es und du musst dich jetzt ab sofort daran halten, ja, und wir bewerten das jetzt, sondern eher ein, hey, so arbeiten wir zusammen.

00:13:10: Das sind sogenannte, ja, man kann auch wirklich fast sagen, das sind so Do's and Don'ts.

00:13:15: Was ist für uns selbstverständlich?

00:13:17: Was ist für uns schwierig?

00:13:20: Wovon wollen wir uns abgrenzen?

00:13:21: Was begrüßen wir?

00:13:23: Ja?

00:13:24: Was können so Werte sein?

00:13:25: Also Werte, die in Praxen zum Beispiel häufig sind, sind sowas wie Teamgeist.

00:13:31: Ja, und das ist jetzt erstmal vermeintlich so ein Buzzword, Teamgeist.

00:13:34: Ja, klingt toll.

00:13:36: Wenn mir jetzt aber jemand erklärt, Teamgeist bedeutet für uns, dass wir, punkt, punkt, punkt, bekomme ich ja so ein Gefühl dafür, was hier also scheinbar so Sache ist und wie sich hier untereinander verhalten wird.

00:13:50: Und letztlich gibt mir das dann auch Sicherheit, weil ich weiß, wie ich mich verhalten kann.

00:13:56: Vielleicht, wenn du dich jetzt noch nicht näher mit diesem Thema beschäftigt hast, klingt das vielleicht erstmal etwas komisch, weil es vielleicht nicht ganz so greifbar ist, wie jetzt so eine Info hier kommen, die vollen Verordnungen hin.

00:14:06: Aber auch solche Punkte geben dem neuen Teammitglied eben Sicherheit.

00:14:11: Auch da kennst du das bestimmt selbst aus anderen Bereichen, wenn du in eine neue Gruppe kommst, gibt es dir ja auch Sicherheit, zu durchschauen, wie ticken die hier eigentlich, was ist hier normal?

00:14:24: Die dritte Phase im Onboardingprozess ist dann die Integrationsphase, so ungefähr vom dritten bis zum sechsten Monat.

00:14:31: Und da geht es eben darum, dass die Mitarbeitenden wirklich langfristig ins Team eingebunden werden, immer mehr Verantwortung übernehmen, die stärken auch noch mehr gefördert werden, sie immer mehr Eigenverantwortung übernehmen und die Bindung immer mehr gestärkt wird.

00:14:46: Vielleicht gibt es in dieser Phase ein Team-Event, das außerhalb der Arbeitszeit stattfindet, wo man letztlich auch die Kul- in noch mal ganz anders kennenlernt.

00:14:56: Vielleicht gibt es hier die Erkenntnis, dass die Mitarbeiterin einzelne Störungsbilder besonders gerne behandelt oder sie sich vielleicht zusammen mit einer Kollegin für eine Fortbildung anmelden möchte.

00:15:07: Vielleicht gibt es aber auch die Erkenntnis, dass sie und eine Kollegin sich gegenseitig in einzelnen Therapiesitzungen mal besuchen wollen, um wie so eine Art kleine ... kollegiale Supervision zu machen und daraufhin die Therapiepläne meist zu reflektieren.

00:15:22: Also all das können so Dinge sein, die in dieser Phase für die Entwicklung der Mitarbeiterinnen auch schon gefördert werden.

00:15:32: Häufig ist es ja so, dass dann am Ende dieser Integrationsphase, also nach sechs Monaten, ein Probezeitgespräch stattfindet.

00:15:40: Also in sehr vielen Praxen oder überhaupt in sehr vielen Arbeitssituationen sind ja so die ersten sechs Monate die Probezeit.

00:15:46: Das jetzt also auch nochmal finde ich spannend, dass auch innerhalb dieser Probezeit es nochmal verschiedene Phasen gibt.

00:15:53: Und wir schauen gleich auch nochmal darauf, wie vielleicht auch nicht nur das Probezeitgespräch dann am Ende noch mal mehr Klarheit gibt, sondern wie man da vielleicht auch schon näher dranbleiben kann im Vorhinein.

00:16:06: Also, für jede dieser Phase lohnt es sich, sehr gut zu überlegen, was braucht denn die neue Kollegin oder der neue Kollege, um wirklich gut anzukommen, welche Unterstützung macht Sinn, welche Methoden helfen ihr, sich sicher und wohl zu fühlen.

00:16:21: Und dabei eben nicht nur auf Strukturen oder Prozesse zu schauen, sondern eben auch auf diesen sozialen und kulturellen Aspekt zu achten.

00:16:31: Gucken wir jetzt nochmal so ein bisschen genauer darauf, wie das denn aussehen kann, so ein Onboardingprozess.

00:16:37: Ich möchte dir nochmal so ein bisschen Inspiration mitgeben.

00:16:40: Natürlich ist auch so ein Onboardingprozess jetzt kein Copy-Paste, also es macht durchaus dann wirklich individuell für deine Praxis zu überlegen, wie ist das für dich, für euch sinnvoll.

00:16:51: Aber wie gesagt, ich gebe dir mal so ein bisschen Inspiration, wie das so konkret aussehen kann.

00:16:56: Ein wichtiger Punkt kann zum Beispiel sein, dass nicht alle Infos in Woche eins direkt platziert werden müssen.

00:17:05: Viele neue Kolleginnen fühlen sich häufig überrollt, wenn sie eine neue Arbeitstelle antreten und dann gleich alles wissen sollen.

00:17:17: Nehmen jetzt mal so typische Beispiele.

00:17:20: Wie funktioniert das mit der Tankkarte?

00:17:22: Wo stehen eigentlich die Hausbesuchsfahrzeuge?

00:17:26: Wie ist das eigentlich mit Hausbesuchen?

00:17:27: Wie muss ich das dann protokollieren?

00:17:29: Wie ist das eigentlich?

00:17:30: und so weiter und so fort?

00:17:31: Bis hin zu sämtlichen Software Tricks, die zweimal im Januar vorkommen.

00:17:36: Also du merkst schon, es gibt vielleicht so ein paar Dinge, die muss so eine neue Person im Team gar nicht direkt wissen.

00:17:44: Und vielleicht habt ihr für solche Dinge ein Praxishandbuch oder sogar eine Mitarbeiter-App, in der die Mitarbeiterinnen sozusagen verschiedene Phasen durchläuft.

00:17:54: Fangen wir mal wirklich bei Woche eins an.

00:17:57: Was muss sie in Woche eins wirklich wissen?

00:18:01: Und da kann dann wirklich die hilfreiche Frage sein auch an dich.

00:18:04: Was kann sie im Umkehrschluss?

00:18:09: dann auch erst später wissen, was reicht, wenn sie das erst zum Beispiel nach einigen Wochen oder sogar auch erst Monaten erfährt?

00:18:16: und manche Sachen muss sich vielleicht auch gar nicht erfahren, weil sie für sie in ihrer Rolle gar nicht relevant sind.

00:18:24: Ich finde, wir neigen ja manchmal so dazu, eine Person so auch aus Fürsorge über ganz viele Dinge zu informieren.

00:18:30: Das kannst du für dich selber auch mal überprüfen, ob du so mit dazugehörst.

00:18:33: So nach dem Motto, wir wollen ihr ja diese Sicherheit geben und sie wird so und das noch und das ist auch noch wichtig.

00:18:40: Wenn du dich da jetzt aber mal hinein versetzt, bringt das häufig sehr viel mehr Sicherheit.

00:18:44: Wenn ich merke, aha, da hat sich jemand Gedanken gemacht, was ist jetzt für mich relevant?

00:18:49: Und ich muss nicht alles wissen.

00:18:51: Ja, die wichtigen Dinge kommen dann zu einem anderen Zeitpunkt womöglich.

00:18:56: Wenn ich jetzt gerade sage, Mitarbeiter-App, was meine ich damit?

00:18:59: Oder auch Praxisanbuch, je größer dein Team ist, desto zeitaufwendiger ist es natürlich, jede neue Person jetzt persönlich und im ein zu eins Gespräch in Dinge einzubeisen.

00:19:10: Viel leichter und letztlich auch zeitschonender, ressourcenschonender, kann es sein, wichtige Infos aufzuschreiben, in einem digitalen oder auch in einem haptischen Ordner abzulegen oder sich tatsächlich einmal die Mühe zu machen, kurze Videos aufzunehmen.

00:19:24: und die dann in einer App hochzuladen, auf die die Mitarbeitenden dann überall Zugriff haben.

00:19:29: Es kann zum Beispiel sein sowas wie Verordnungen.

00:19:33: Das ist eine Verordnung.

00:19:35: Bei uns ist es wichtig, dass du diese zehn Punkte checkst, bevor du das und das machst mit der Verordnung.

00:19:43: Das kann also erklärt sein in dem Praxishandbuch, sodass, wenn ihr zum Beispiel die neuen Mitarbeiterinnen da an einem Donnerstagnachmittag sitzt, Und sie weiß, dass zwei andere Kolleginnen gerade noch in Therapie sind.

00:19:56: Und sie hat jetzt aber gerade eine Frage zum Thema Verordnung und guckt jetzt also einfach in dieses Praxishandbuch und kann dann noch mal in Ruhe nachlesen, wie ist denn das noch mal?

00:20:09: Ah ja, okay, es waren die zehn Punkte.

00:20:11: Ich sag jetzt irgendwas, ja.

00:20:12: Es waren die zehn Punkte.

00:20:13: Ich sollte das und das überprüfen.

00:20:15: Ah ja, und dann muss ich das noch machen.

00:20:18: Okay, das war meine Frage beantwortet.

00:20:21: Und das Gleiche könnte sie im Prinzip auch in der Mitarbeiter-App machen.

00:20:24: Da könnte sie sich dann ein kurzes Erklärvideo nochmal angucken oder auch ein Dokument öffnen, wo das nochmal drin steht.

00:20:33: Die Idee dahinter ist, und das meine ich mit diesem Ressourcenschonenden, dass jemand... In jeder Situation, auch wenn jetzt gerade jemand nicht direkt greifbar ist, auf Informationen zugreifen kann.

00:20:45: Ja, das fördert natürlich auch schon so die Selbstständigkeit, diese Eigenständigkeit und auch das Sicherheitsgefühl, weil es eben nicht so ist, ich muss mir jede Frage aufschreiben und dann warten bis zur Teamsitzung oder warten bis zum Gespräch XY.

00:20:59: Ja, sondern ich kann schon eigenverantwortlich auch einzelne Probleme in Anführungsstrichen lösen.

00:21:06: Ja, und das stärkt mich erstmal in meiner Rolle.

00:21:10: Also frag dich doch hier mal, was muss denn die Mitarbeiterin wirklich in Woche eins, zwei, drei wissen und was reicht auch noch nach ein paar Wochen, Monaten und welche Möglichkeiten gibt es denn diesen Prozess zu vereinfachen?

00:21:25: Also wenn du jetzt sagst, eine Mitarbeiter-App, das ist mir gerade too much.

00:21:30: Und ein Praxishandbuch ist ja auch eben nicht mal über Nacht geschrieben.

00:21:34: Es kann schon hilfreich sein, da mal mit ersten Bausteinen anzufangen.

00:21:37: Und einzelne Prozesse, die immer wieder auftreten, zu verschriftlichen, letztlich auch so ein bisschen zu standardisieren.

00:21:45: Darum geht es ja, um letztlich das Ganze auch übersichtlicher zu machen.

00:21:50: Also, du merkst schon, besser sind kleine Schritte als alles auf einmal.

00:21:55: Vielleicht in den ersten Tagen erstmal hospitieren, ein bisschen... fachlicher Input und ein bisschen sozialer, kultureller Austausch.

00:22:03: Und dann ist das schon eine volle erste Woche, in der viel auch verarbeitet werden muss.

00:22:10: Es geht natürlich immer darum, zuzuschauen, wie Dinge laufen, sich Stück für Stück immer mehr einzufinden.

00:22:17: Hilfreich, und das ist jetzt mal so eine nächste Idee, kann es auch sein, eine feste Ansprechperson zu haben.

00:22:23: Also zum Beispiel so eine Art Patin oder ein Buddy, und das muss nicht die Chefin sein, sondern irgendjemand aus dem Team, der sagt, hey, ich übernehme gerne die Verantwortung und bin für die ersten sechs Monate beispielsweise Patin für diese neue Mitarbeiterin.

00:22:40: Und diese Person, die kann dann Fragen beantworten, die kann auch so mal kleine Dinge mit ihr klären.

00:22:49: oder ihr auch mal erklären, die sonst vielleicht nicht so angesprochen werden.

00:22:53: Also es ist häufig nur mal was anderes, so eine enge Bezugsperson zu haben, die nicht die Chefin ist, weil ich mit der Chefin ja vielleicht auch solche Entwicklungsgespräche noch habe oder vielleicht würdest du das eher Feedbackgespräche nennen.

00:23:07: Und die Rolle der Chefin ist einfach natürlich immer auch noch mal anders besetzt.

00:23:11: Also... Das auch noch mal als Inspiration ist kann, kommt natürlich auch darauf an, wie groß dein Team ist.

00:23:16: Es kann hilfreich sein, da auch noch jemand anderen mit ins Boot zu holen.

00:23:21: Und aus der anderen Position dieser Person, die da jetzt auch mit Verantwortung übernimmt, kann das auch für den Rest deines Teams total spannend sein, mal zu überlegen, inwiefern möchte ich mich denn auch engagieren und neuen Mitarbeitenden hier einen guten Start geben.

00:23:34: Ja, letztlich hat das ja auch etwas mit der eigenen Rolle zu tun, dass ich mich traue, mich letztlich so weiterzuentwickeln und jemandem weiter zu helfen, meine Expertise weiterzugeben, unterstützend zur Seite zu stehen, auch wenn es mal hakt und so weiter.

00:23:51: Ja, also das kann.

00:23:52: für Menschen mit dem Bedürfnis nach Weiterentwicklung in deinem Team auch eine schöne Aufgabe sein, die sie vielleicht übernehmen möchten, wenn es jetzt nicht direkt um eine fachliche Leitung geht.

00:24:03: Sowas ist ja häufig auch inhaltlich einfach nochmal eine komplett andere Hausnummer.

00:24:07: Wenn du vielleicht mehrere Standorte hast, dann gibt es natürlich auch die Position oder Rolle einer fachlichen Leitung.

00:24:16: Aber Das ist ja vielleicht auch nicht für jeden etwas.

00:24:18: Vielleicht gibt es einzelne Rollen, die sich um neue Mitarbeitende kümmern.

00:24:23: Vielleicht gibt es einzelne Rollen, die sich um neue Praktikantinnen kümmern und so weiter.

00:24:28: Du siehst schon, also da ist viel möglich und reflektier doch mal für dich, was... Gibt es das schon in deinem Team?

00:24:34: Wie habt ihr das bisher so aufgeteilt?

00:24:36: Und wenn du zu der Erkenntnis kommst, irgendwie mache ich das ja bisher alles, dann überleg doch mal, hast du vielleicht schon einzelne Personen im Blick, die da vielleicht Interessen haben könnten?

00:24:47: und natürlich, meine Empfehlung, frage einfach mal nach.

00:24:50: Wirf diese Frage ins Team und dann schau mal, was da draus kommt.

00:24:57: Und dann möchte ich noch eine weitere Idee mit dir teilen, die mehr so auf die soziale, kulturelle Ebene einzahlt und die auch wirklich so ein ganz schöner Stimmungsauflockerer in dieser teilweise auch anstrengenden Anfangszeit sein kann.

00:25:12: Eine schöne Idee kann zum Beispiel sein, wie so eine Art Kennenlernen-Challenge zu machen.

00:25:17: Challenge jetzt im wohlwollenden Sinne nicht mit Druck und Stress dahinter.

00:25:22: Aber die Idee kann zum Beispiel sein, dass die neue Mitarbeiterin oder der neue Mitarbeiter in den ersten Wochen verschiedene Teammitglieder trifft, zum Beispiel auf einen Kaffee.

00:25:31: Also da gibt es dann vielleicht so eine kleine Aufgabe.

00:25:34: In Woche drei trifft ich mit Kollegin XY in der Mittagspause auf einen Kaffee und frage sie Punkt, Punkt, Punkt.

00:25:43: Oder finde heraus, wer im Team den verrücktesten Lieblingssport hat.

00:25:49: Ja, das meine ich mit so einer kleinen Challenge.

00:25:51: Also die Person hat so kleine Aufgaben, die jetzt mal ganz weggehen von ich therapiere und ich erledige die Orga-Dinge, die ich hier verstehen muss, sondern es geht wirklich darum, auch das Team näher kennenzulernen und auf eine humorvolle Art und Weise da einzusteigen.

00:26:11: Je nachdem, wie die Person so tickt, kann es für sie herausfordernder sein, kann es für sie auch leichter sein.

00:26:17: Und da könnt ihr natürlich auch gucken, Was ist für Sie passend?

00:26:20: Aber solche Kleinigkeiten machen häufig einfach sehr viel Spaß, bauen Hemmschwellen ab.

00:26:25: Und wenn diejenigen im Team, die damit involviert sind, auch offen reagieren, dann ist das häufig so ein Eisbrecher.

00:26:33: Und klar, die fachliche Seite gehört auf jeden Fall dazu.

00:26:35: Also Tool, Systeme, Abläufe, all das, aber eben in einem Tempo, das machbar ist und ergänzt durch regelmäßige Gespräche zum Beispiel.

00:26:47: Jetzt sind wir gerade hier schon so mittendrin.

00:26:49: Noch mal kurzer Reminder, warum machen wir das Ganze überhaupt?

00:26:52: Ganz einfach, ein gutes Onboarding sorgt dafür, dass neue Mitarbeitende schneller arbeitsfähig sind, sich wohler fühlen, länger bleiben, positiv über deine Praxis sprechen.

00:27:03: Ja, das steigert die Motivation, senkt auch die Fluktuation und stärkt auch so deine Praxis als Arbeitgebermarke, kann man tatsächlich so sagen.

00:27:12: Ja, also kurz gesagt, Onboarding ist nicht so ein nettes Extra, sondern ... Ja, hat schon auch einen großen Einfluss auf den Erfolg.

00:27:21: So, wenn du jetzt denkst, klingt ja alles super, aber wie fange ich denn da jetzt an?

00:27:25: Dann, ja, möchte ich dir drei Impulse geben, wie das vielleicht funktionieren kann.

00:27:29: Erstens, mach dir einen klaren Plan.

00:27:32: Schriftlich, nicht nur im Kopf und frage dich wirklich, was muss die neue Mitarbeiterin wann wissen, was hat Zeit, was ist dringend, was können wir schon vorher tun, um sie willkommen zu heißen, wie sehen die idealen ersten Wochen raus?

00:27:46: Und wer übernimmt neben dir als Inhaberin Verantwortung in diesem Prozess?

00:27:51: Gibt's vielleicht eine Person, die zum Beispiel eine Partin sein möchte, fragt dich, wie und wann du Entwicklungsgespräche führst?

00:27:58: Kleiner Tipp, nicht erst nach der Probezeit, in der Regel ja sechs Monaten.

00:28:04: Und du merkst hier schon, ich nenne das Entwicklungsgespräche, gehen wir gleich noch mal ein bisschen näher drauf ein.

00:28:09: Zweitens, plane mehr Zeit ein, als du glaubst.

00:28:14: Onboarding ist tatsächlich kein Sprint.

00:28:16: sondern dauert länger, als wir häufig uns eingestehen wollen, damit es richtig gut wird.

00:28:21: Und das heißt natürlich nicht, dass du monatelang nichts anderes zu tun hast, aber plan die wirklich, das ist mein Tipp, Bewusstzeitfenster für diese Themen ein.

00:28:31: Bringe Dinge an den Start, die du immer wieder hervorrufen kannst, also die automatisiert sind, die standardisiert sind, so machst du es dir langfristig einfacher.

00:28:41: Denn im Praxisalltag passiert es ja doch schneller, als es einem lieb ist, dass dies und das dazwischen kommt.

00:28:47: Die Mitarbeiterin sich jetzt so nach außen hin gut macht, sie ist ja im Idealfall schon ganz selbstständig unterwegs, stellt auch wenig Rückfragen.

00:28:54: Ja, das kann ja alles erst mal ein gutes Zeichen sein, dass sie gut zurechtkommt.

00:28:59: Aber du weißt das natürlich nicht so ganz genau.

00:29:03: Und da kommt es wieder drauf an, ja, mit wem haben wir es hier zu tun.

00:29:08: Eine Person, die vielleicht ... sehr selbstbewusst ist und sehr reflektiert, würde vielleicht auch bei bestimmten Themen, sondern dann auch selbstständig nochmal um ein Gespräch bitten.

00:29:19: Aber wir wissen natürlich nie, wie ist diese Person so drauf, also da wirklich dran zu bleiben und mehr Zeit einzuplanen, als man so erstmal vielleicht denkt.

00:29:31: Mein dritter Impuls bleibt eng dran, auch nach den ersten Wochen.

00:29:36: Und achte darauf, dass das Ganze nicht nach zwei, drei Wochen, wenn es eben so vermeintlich doch alles ganz gut läuft, so im Sande verläuft.

00:29:43: Denn gerade dann zeigt sich, ob die neue Kollegin auch wirklich angekommen ist oder ob es noch hakt.

00:29:49: Du kannst dir auch überlegen, den neben diesem genannten Zeitplan gerade, sowas wie Entwicklungsbögen, zum Ausfüllen zu entwickeln.

00:29:59: Du merkst grad schon, ich benutze immer diesen Begriff Entwicklungsgespräch oder Entwicklungsbögen.

00:30:05: Gefällt mir persönlich ein bisschen besser als Feedbackgespräch oder Mitarbeitergespräch, weil die häufig noch so diesen Touch von Bewertung damit drin haben.

00:30:14: Schulnotensystem oder ich als Chefin sage dir jetzt wie Du hier performst.

00:30:20: Ich sage das bewusst so ein bisschen provokativ.

00:30:22: Das muss natürlich inhaltlich gar nicht damit gemeint sein.

00:30:25: Aber ich erlebe schon häufig, dass diese Assoziation häufig in den Köpfen auch von Therapeuten noch da ist.

00:30:31: Und da kann ein anderer Name tatsächlich und natürlich auch eine andere Haltung, die nur mit einher geht, einen großen Unterschied machen.

00:30:39: Also in einem Entwicklungsgespräch darauf zu schauen, wie läuft denn die Entwicklung hier gerade von der neuen Mitarbeiterin?

00:30:47: Und in einem Ich nenne das jetzt einfach mal in so einem kurzen Checkup-Formular zum Thema Entwicklung, Dinge abzufragen wie, hey, wie waren die letzten Wochen?

00:30:57: Was war hilfreich?

00:30:58: Was fehlt dir noch?

00:30:59: Was brauchst du?

00:31:00: Was wünsche ich mir?

00:31:02: Wie können wir das gemeinsam hinkriegen?

00:31:04: Also du merkst schon, da sind so lösungsorientierte, ressourcenorientierte Fragen drin, die ihr dann zum Beispiel beide vor dem Gespräch ausfüllen.

00:31:14: könnt.

00:31:15: und dann habt ihr eine wunderbare Grundlage für euer Gespräch.

00:31:20: Und das muss wirklich kein ultralanges Dokument sein.

00:31:24: Es kann wirklich eine kleine Checkup-Liste sein, die euch eine gute Grundlage gibt.

00:31:30: Und diese Entwicklungsgespräche würde ich wirklich regelmäßig einführen, entscheide selber, in welcher Regelmäßigkeit.

00:31:35: Aber ich möchte vor allem den Impuls geben, dass es häufig nicht reicht, nach sechs Monaten dann einmal zu sprechen, wie war denn jetzt die Probezeit?

00:31:46: Ob du das jetzt wöchentlich machst, ob du es monatlich machst, du wirst deinen Weg finden und da auch deine guten Gründe für haben, in welcher Frequenz du das machst, das kommt natürlich auch auf die Person an, die jetzt da bei dir startet.

00:31:59: Ich denke, es ist klar geworden, was ich sagen möchte.

00:32:01: Bleib eng dran, plane mehr Zeit ein und mach den Planplan.

00:32:06: So, und jetzt nochmal die Einladung an dich.

00:32:07: Überleg doch mal, wie läuft denn aktuell so der Onboarding-Prozess in deiner Praxis ab?

00:32:14: Ist das bisher eher so eine zufällige Sache nach Bauchgefühl?

00:32:18: Oder gibt es da schon eine klare Struktur?

00:32:20: Oder ist es so ein Mischmarsch?

00:32:22: Gibt es schon eine klare Struktur mit der du dich aber irgendwie nicht ganz wohlfühlst?

00:32:27: Was klappt schon gut?

00:32:29: Was fühlt sich nicht so ganz stimmig an?

00:32:30: Also, schau doch gerne mal drauf.

00:32:33: Und dann kann es ja hilfreich sein, mal zu überlegen, welche eine Sache würdest du denn gerne direkt verändern oder neu ausprobieren, wenn du dich jetzt für eine Sache entscheiden müsstest?

00:32:42: Das kann manchmal so helfen, ja, auch so diese vermeintliche To-Liste, die jetzt dadurch entsteht, so ein bisschen runterzubrechen und zu sagen, so, Moment.

00:32:50: Eine kleine Sache, die ich anders machen möchte, könnte.

00:32:54: Genau, wenn du näher in das Thema einsteigen möchtest, dann... Ja, nimm dir doch ein bisschen mehr Zeit, setz dich mal in Ruhe hin, schreib schon alles auf, was da ist und dann kannst du es hier ergänzen und wirklich mal genau überlegen, was braucht die Person denn in diesen verschiedenen Phasen.

00:33:12: Ich finde auf jeden Fall sehr gespannt, was du für dich mitnimmst, wenn du zum Thema Onboarding schon ... Erfahrung dann sammelt, dann gibt mir doch gerne mal eine Rückmeldung.

00:33:21: Du kannst mir jederzeit auch hier unter dieser Folge kommentieren oder mir eine E-Mail schreiben an info attherapiepause.de.

00:33:28: Es ist auf jeden Fall wirklich so die Message, die ich dir mitgeben möchte.

00:33:32: Onboarding ist mehr als Einarbeitung.

00:33:34: Ja, es ist der Start in eine Beziehung hier letztlich, die im besten Falle lange hält.

00:33:40: Und das lohnt sich wirklich, da sich Gedanken drüber zu machen.

00:33:45: Wenn du jetzt merkst, ja, Onboarding ist wichtig, aber ich habe so nicht wirklich eine Ahnung, wie ich das in meiner Praxis wirklich auf die Beine stellen möchte oder ich habe nicht wirklich Zeit oder Ruhe, mich da alleine mit zu beschäftigen, dann hier nochmal der kurze Reminder, dass das auch Inhalt sein kann im ein zu eins Coaching Praxis Zukunft, in dem ich mit vielen Praxisinhaberinnen tatsächlich auch am Onboarding-Prozess arbeite.

00:34:09: Das ist optional, das ist... kein Muss.

00:34:11: Aber wenn das Thema da ist, dann können wir da auch sehr, sehr gerne reinschauen und einen individuellen Onboardingplan für dich entwickeln, der zu dir und deinem Team passt.

00:34:22: Also, ich freue mich sehr, von dir zu hören.

00:34:25: Wenn du Fragen hast, dann melde dich sehr gerne und wir hören uns auf jeden Fall, wenn du möchtest, in der nächsten Therapiepause wieder.

00:34:32: Bis dahin, mach's gut!